Todos sabemos que los pacientes en California tienen derecho a revisar su historial médico y / u obtener una copia. Tampoco es de extrañar que a los proveedores de atención médica generalmente se les permita cobrar una tarifa por este servicio. Sin embargo, con todas las diferentes reglas y excepciones, las tarifas de copia pueden ser confusas.
Dado que la mayoría de los consultorios médicos, si no todos, son «entidades cubiertas» bajo las leyes federales de privacidad y, por lo tanto, están sujetas a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), es importante que los médicos y su personal estén al tanto de las diferencias en las leyes estatales y federales, y sepan a cuál seguir.
Sin embargo, se produce confusión porque la Regla de Privacidad HIPAA, que es una ley federal y se aplica a casi todos los consultorios médicos, tiene reglas diferentes con respecto a lo que un proveedor de atención médica puede cobrar cuando un paciente solicita sus registros médicos. De acuerdo con la Regla de Privacidad, a continuación se presentan las pautas que los proveedores de atención médica deben seguir.
Tarifa administrativa razonable
Los médicos pueden cobrar una» tarifa razonable basada en costos», lo que significa que solo pueden cobrar por:
- Mano de obra para copiar los registros médicos, ya sea en papel o electrónico;
- Suministros para copiar los registros médicos en papel o en medios electrónicos portátiles, si el paciente solicita que los registros se proporcionen en formato electrónico (Si el consultorio médico mantiene la información del paciente en un registro médico electrónico, la ley federal requiere que se proporcione al paciente en formato electrónico si el paciente lo solicita.);
- Franqueo, si procede; y
- Preparar un resumen de la historia clínica, si el paciente aceptó ese proceso en lugar de obtener su historia clínica real).
No se permite la tarifa de oficina
Algunos consultorios médicos cobran al paciente una tarifa para que el personal localice los registros médicos, especialmente si los registros médicos están fuera del sitio. Aunque esto está permitido por la ley de California, no está permitido por la ley federal (la que probablemente debería seguir). Por lo tanto, esto no está permitido.
Cuando el paciente solicita registros médicos electrónicos o gráficos en papel mantenidos en formato electrónico, la Regla de Privacidad no permite que el médico cobre más que los costos reales de mano de obra. En otras palabras, no se permiten tarifas por página para copias en papel o electrónicas de registros médicos mantenidos electrónicamente. La Regla de privacidad tampoco permite cobrar una tarifa de recuperación de los registros médicos si es necesario localizarlos.
Tarifa plana para Copias Electrónicas de Registros Médicos Mantenidos electrónicamente
Una oficina puede cobrar una tarifa plana para los pacientes que solicitan una copia de sus registros médicos. Sin embargo, esta tarifa no puede exceder los 6 6.50, incluidos los gastos de envío, mano de obra y suministros.
No se permiten cargos por copia
Es igual de importante que los médicos y el personal sepan cuándo no pueden cobrar a un paciente una copia de sus registros médicos. Los pacientes, ex pacientes o sus representantes tienen derecho a una copia gratuita de la parte relevante del registro del paciente necesaria para apoyar una apelación con respecto a la elegibilidad para un programa de beneficios públicos, como Medi-Cal o beneficios por discapacidad del seguro social. Consulte el Código de Seguridad de Salud & §123110 para obtener más información relacionada con el suministro de registros médicos a los pacientes durante la apelación de la denegación de un programa de beneficios públicos.
Tenga en cuenta que para proteger la confidencialidad del paciente, los registros médicos solo deben divulgarse con una autorización por escrito del paciente (si vive) o de su representante legal (si el paciente ha fallecido o es incapaz).
Saber cuándo seguir la ley correcta no siempre es fácil. Pero en el caso de que el paciente solicite sus registros médicos, casi todas las prácticas médicas deberán seguir la ley federal bajo la Regla de Privacidad. La Regla de Privacidad de HIPAA se aplica solo cuando el paciente solicita sus registros médicos. No se aplica cuando la solicitud proviene de una citación, un plan de seguro médico o de vida, una solicitud de abogado o cualquier otra situación.
Haga clic aquí para ver las pautas proporcionadas por la Asociación Médica de California para los costos de copia permitidos relacionados con la solicitud de un abogado, la citación y la solicitud de las aseguradoras de salud. Este documento es publicado por la Asociación Médica de California (CMA) equipo legal en CMA 2017 California Médicos’ Manual Legal (CPLH), disponible en www.cmanet.org.
Escrito por Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Director de Gestión de Riesgos, CAPAssurance
