Las empresas SaaS rastrean el dinero ganado por vender productos y servicios con una variedad de métricas diferentes, y puede ser confuso. Algunas compañías rastrean las reservas, ARR y los ingresos reconocidos, otras incluyen facturas. Cada una de esas métricas representa una forma diferente de ver el dinero que ingresa a una empresa. Algunas compañías solo incluyen ingresos recurrentes cuando hablan de reservas o facturas, pero también venden Servicios Profesionales (y deben reservarlos y facturarlos de alguna manera). Las definiciones y los informes de métricas varían de una empresa a otra.

Además, las normas de contabilidad para los ingresos reconocidos cambiaron con FASB ASC 606, afectando a las empresas públicas desde principios de 2018 y a las empresas privadas a finales de 2018. Los nuevos estándares afectan los ingresos reconocidos y los ingresos diferidos, y también pueden afectar los números de facturación y, en algunos casos, los números de reservas. Algunos números de gastos operativos pueden cambiar, ya que las nuevas reglas también afectan la forma en que se manejan las comisiones de ventas. Muchos inversores de SaaS comenzaron a exigir a las empresas privadas que rastrearan los ingresos según las nuevas reglas en 2018.

Aquí hay una guía rápida de los conceptos clave. En OPEXEngine, comparamos 3 métricas clave de ingresos: Ingresos reconocidos (y sus componentes), ARR (con un desglose entre ARR nuevo, ARR de expansión y ARR de renovación) y Reservas (con un desglose entre reservas nuevas y reservas de renovación y expansión). Tendemos a pensar en las diversas métricas por las funciones que las rastrean, por lo que OPEXEngine analiza los Ingresos Reconocidos en nuestro informe de evaluación comparativa de Finanzas, ARR en el informe de evaluación comparativa de Métricas de SaaS y Reservas en el informe de evaluación comparativa de ventas.

Definición de reservas

Para nuestra encuesta de evaluación comparativa, definimos las reservas como contratos firmados para ingresos recurrentes e ingresos únicos, como servicios profesionales, capacitación y otros elementos de ingresos. Pedimos a las empresas que incluyan solo los valores de 12 meses de estos contratos, para obtener comparaciones de manzanas a manzanas entre empresas. Hacemos un seguimiento de las reservas totales (incluidas las renovaciones, las ampliaciones y las ventas adicionales, así como las reservas nuevas), las reservas nuevas y las reservas de expansión. Algunas empresas en sus informes internos, cuando informan o hablan de reservas, solo incluyen reservas nuevas, que pueden incluir o no contratos de expansión con clientes existentes.

La mayoría de las empresas rastrean el valor total de los contratos firmados, aunque eso puede depender de qué parte del contrato se paga por adelantado. Por ejemplo, si se firma un contrato para una suscripción de 3 años o una licencia a plazo, pero el cliente solo paga el primer año por adelantado, algunas compañías solo cuentan el primer año como la «reserva» y otras compañías contarán todo el contrato, especialmente si su experiencia es que sus clientes siempre respetan sus contratos. Hemos visto compañías que pagan comisiones al representante de ventas que cerró el contrato por 3 años en los 3 años, a pesar de que el cliente solo pagó por un año por adelantado. Esto es obviamente arriesgado y debe hacerse con cuidado, o no hacerlo en absoluto.

Estos son algunos de los matices que pueden afectar al número de reservas de una empresa:

• Período de tiempo: puede ser superior a 12 meses, o solo el primer valor de 12 meses
• Contratado versus pagado: puede incluir solo la parte pagada por adelantado, o el valor total del contrato firmado independientemente de las condiciones de pago
• Tipo de Cliente: solo clientes nuevos o nuevos más clientes existentes, es decir., todos los contratos
• Prototipos: podría incluir contratos para prototipos o pruebas pagadas, o solo contratos «completos» como la empresa lo defina
• Producto: podría ser solo para la parte Recurrente del contrato, o podría ser para todos los elementos de ingresos en el contrato

Las facturas

Las facturas reflejan el monto de la factura facturado a los clientes durante un período determinado, ya sea un mes, un trimestre o para todo el año. Si una empresa solo vende suscripciones SaaS y no ofrece servicios profesionales u otros productos, por lo general, las facturas anuales equivalen a sus reservas (si reservan y facturan los mismos períodos de tiempo).

Los ingresos reconocidos deben ser simples

En principio, los ingresos reconocidos no son difíciles de definir: Las suscripciones SaaS se reconocen de forma proporcional a lo largo del período del contrato, por lo que se reconoce una doceava parte cada mes a lo largo de un contrato de 12 meses. Agregue servicios profesionales y se vuelve un poco más complicado, pero generalmente, los servicios de una sola vez se reconocen a medida que se entregan.

ASC 606 y NIIF 15

No soy contador, y las empresas definitivamente deberían consultar a contadores profesionales para conocer las reglas, pero esto es lo que entiendo sobre las nuevas reglas contables. El modelo ASC 606 sigue 5 conceptos básicos:

• Identificar el contrato con el cliente
• Identificar las obligaciones de rendimiento en el contrato
• Determinar el precio de transacción
• Asignar el precio de transacción a obligaciones de rendimiento separadas
• Reconocer los ingresos a medida que se cumple cada obligación de rendimiento

Para nuestros fines aquí, ASC 606 es importante, ya que cambia los números de reconocimiento de ingresos para muchas empresas SaaS. Es menos probable, pero puede suceder que las empresas también cambien las reservas y las facturas a medida que cambian la forma en que contratan sus servicios para cumplir con las nuevas reglas de reconocimiento de ingresos. También cambia la forma en que algunas empresas contabilizan las comisiones de venta, amortizando los pagos por contratos de más de 12 meses.

Para obtener más información sobre la ASC 606 y la NIIF 15, a continuación encontrará algunas buenas guías de las nuevas reglas:

• ASC 606-Ingresos por Contratos Con Clientes-Deloitte
• Ingresos por contratos con clientes (guía de contabilidad) – PWC
• El nuevo estándar de reconocimiento de ingresos – EY
• Perspectivas de los inversores sobre ASC 606 para software y SaaS – KPMG

Ingresos diferidos

Los ingresos diferidos son la parte de las facturas que aún no se reconocen, es decir., la obligación de rendimiento aún no se ha cumplido. En general, facturación menos ingresos reconocidos = ingresos diferidos para un período específico.

¿Cómo Se Relacionan Estas Métricas Entre Sí?

Las empresas generalmente están mirando sus métricas de ingresos para un período de tiempo determinado. Cuando se observan durante el mismo período, tendrán valores diferentes.

«Las reservas deben ser el valor más alto, seguidas de las facturas (según cómo se facturen), seguidas de los Ingresos Reconocidos», según Andrew Setness, Controlador Corporativo de Dialsource, una empresa de telefonía en la nube que vende a organizaciones de ventas. «Planificar cada uno de ellos por separado es importante para administrar el efectivo.»

Al analizar las métricas de ingresos según el cliente, las reservas, las facturas y los ingresos reconocidos deberían terminar igual. Deben terminar en la misma cantidad, pero en diferentes períodos de tiempo a medida que se reconozca el valor total del contrato (o reserva) y el proveedor cumpla con las obligaciones de cumplimiento del contrato.

Por ejemplo:

• Contrato de 3 años firmado = el 100% entra en las reservas y el número es el mismo si lo mira el día 1 del contrato o después de 12 meses
• El cliente se factura por un año al inicio del año: Facturación = un tercio del valor total del contrato
• La compañía reconoce los ingresos de forma proporcional durante el período del contrato = 1/36 por ciento reconocido mensualmente, de modo que un tercio al final del primer año
• El resto del contrato se destina a Ingresos Diferidos, que disminuirán a medida que pase el tiempo y se reconocerán más (de modo que los Ingresos reconocidos aumentan a medida que disminuyen los Ingresos Diferidos)

Cascada de Ingresos

Una cascada de ingresos es útil para ver cómo los montos de facturación se convierten en ingresos con el tiempo. Debido a los diferentes ciclos de facturación, las condiciones de pago y otras complejidades, es posible que la cantidad facturada en un solo mes no se reconozca como ingresos hasta algunos meses después.

Prendas clave para llevar:

• Las empresas SaaS utilizan varias métricas diferentes para definir y rastrear el dinero ganado por la venta de productos y servicios, principalmente Ingresos reconocidos, ARR, Reservas y facturaciones
• Las empresas SaaS definen las reservas de varias maneras que pueden incorporar diferentes períodos de tiempo, diferentes conjuntos de clientes (nuevos frente a clientes totales) y diferentes elementos de ingresos (algunas empresas solo incluyen reservas de ingresos recurrentes y algunas incluyen servicios profesionales y otros productos).
• Las reservas deben ser el mayor número reportado, seguidas de las facturas y luego los Ingresos Reconocidos cuando se observan los números para un período de tiempo determinado, como al final del trimestre o al final del año.
• Para cualquier cliente, la Reserva, la Facturación y el valor de los Ingresos reconocidos serán los mismos en diferentes momentos.
• Al comienzo de un contrato, los ingresos reconocidos son menores que los Ingresos Diferidos y esa relación se revierte a medida que se cumple el contrato.
• Las valoraciones de las empresas por parte de los inversores en empresas privadas pueden basarse en Reservas o Facturas, pero rara vez en ingresos reconocidos.