Sin embargo, también es imperativo definir el problema claramente para descubrir la solución correcta. La definición debe incluir todo, desde sus causas profundas hasta las formas en que afecta a la empresa. Hay muchas herramientas que permiten a los empresarios dirigirse a una solución específica de cualquier problema empresarial.

Una de estas herramientas es el Método o Diagrama de Análisis de Causa y Efecto (CEA). Este método en particular permite a los empresarios explorar y definir completamente un problema antes de comenzar a buscar sus soluciones y, por lo tanto, es una gran herramienta para prevenir complicaciones similares en el futuro también.

PROBLEMAS CON MÉTODOS TRADICIONALES DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Antes de discutir el Método de Análisis de Causa y Efecto en detalle, es apropiado discutir algunas de las razones por las que las técnicas tradicionales de resolución de problemas en las empresas no producen los resultados deseados. En este sentido:

• La mayoría de estos métodos resuelven parcialmente los problemas.
• O, resuelven el problema sin identificar las causas fundamentales y las razones por las que ocurrió en primer lugar.
• Resuelven el problema temporalmente. En la mayoría de los casos, los problemas se repiten y dañan considerablemente su negocio.
• A veces terminas identificando las razones que no están causando los problemas para los que estás encontrando soluciones.
• La mayoría de los emprendedores no ven el proceso de resolución de problemas como un proceso de mejora empresarial. Por lo tanto, normalmente no prestan mucha atención a los problemas críticos que dañan su negocio y los dejan a otros para que los manejen.

¿CÓMO PUEDE AYUDAR EL MÉTODO DE ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO?

¿Cómo puede evitar que su negocio sufra un destino horrible? Puede evitar el desastre a través de análisis adecuados de la situación, identificando las principales causas del problema y evitando que vuelvan a ocurrir, y esto es lo que el Análisis de Causas y Efectos hace por usted.

El profesor japonés Kaoru Ishikawa propuso por primera vez la idea del Análisis de Causa y Efecto en su libro «Introducción al Control de Calidad», publicado por primera vez en 1990. El profesor Ishikawa es también el pionero en el campo de la Gestión de la Calidad. Hay muchos otros nombres de la ACE, como el Diagrama de Ishikawa, el Diagrama de Espina de Pescado y el Diagrama de Espina de pescado porque el diagrama final dibujado en el Análisis de Causa y Efecto se parece exactamente al esqueleto de un pez.

El profesor Ishikawa introdujo originalmente Diagramas de espina de pescado con el propósito de controlar la calidad solamente. Sin embargo, los empresarios comenzaron a usarlo como una herramienta para analizar varios procesos de negocio, especialmente la identificación de cuellos de botella en el proceso de producción y la resolución de problemas.

El diagrama de espina de pescado no solo le permite identificar las causas de cualquier problema y cómo está obstaculizando el crecimiento del negocio, sino también tomar medidas preventivas para evitar que ocurra en el futuro.

El análisis de causa y efecto es en realidad un proceso de dos pasos. En primer lugar, miras hacia atrás en el pasado y analizas lo que ha salido mal y, en segundo lugar, planeas las cosas que vendrán mirando hacia el futuro.

• Mirando hacia atrás en el pasado. Este paso implica identificar todas las áreas en las que cometió errores. En realidad miras al pasado, analizas tus errores y tratas de encontrar todas las causas posibles. Al identificar las áreas más problemáticas, realmente toma las medidas necesarias para evitar errores y problemas en el futuro. Del mismo modo, si cualquier área de su negocio se desempeñó de manera brillante, puede replicar el rendimiento en el futuro aplicando CEA.
• Mirando hacia el Futuro. Este paso implica anticipar cualquier escenario futuro y planificarlo con mucha antelación. En este paso, contemplas los problemas futuros y encuentras sus soluciones viables. Del mismo modo, también planea cómo seguir construyendo su posible éxito empresarial en los próximos años. De hecho, usted planea qué hacer en el presente y determina el resultado futuro de su negocio en función de los pasos que va a tomar.

IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO

El análisis de causa y efecto es una de las herramientas más populares y poderosas para encontrar las causas fundamentales de los problemas y sus soluciones.

En este sentido, una causa es la raíz si su eliminación evita que el problema vuelva a ocurrir en cualquier momento en el futuro. Del mismo modo, el problema se vuelve casual si solo afecta el resultado de un proceso o un evento. Por lo tanto, la eliminación de la causa casual mejora un proceso de negocio, pero no evita que un problema vuelva a ocurrir.

La mayoría de las empresas utilizan el Análisis de Causa y Efecto para mejorar sus actividades operativas. Sin embargo, no hay ninguna razón por la que esta herramienta extremadamente útil no pueda utilizarse para identificar y resolver problemas en los proyectos. De hecho, el gerente de proyecto puede detectar con éxito la causa raíz de un problema que está afectando negativamente al proyecto y, en última instancia, eliminarlo si logra usar el método de Análisis de Causa y Efecto de manera efectiva. A diferencia de otras herramientas populares, puede usar CEA una y otra vez porque tiene como objetivo la mejora continua en los procesos de negocio.

Como el CEA le ayuda a comprender las causas subyacentes de un fallo o problema, también puede permitirle desarrollar un sistema o acciones para sostener la corrección. De manera similar, los diagramas de espina de pescado no solo pueden ayudarlo a detectar problemas, sino que también categorizan estas causas en grupos útiles para referencia futura.

Del mismo modo, CEA es único en una forma que garantiza que no se desvíe del camino correcto y siempre busque soluciones para los problemas reales y sus causas.

¿QUÉ ES UN DIAGRAMA DE ESPINA DE PESCADO?

Un diagrama de espina de pescado es el resultado final de cualquier análisis de causa y efecto realizado para determinar las causas y encontrar soluciones a un problema. De hecho, es una forma de ver visualmente todas estas causas y su efecto en los negocios. Los diagramas de espina de pescado nos permiten hacer una lluvia de ideas sobre las causas de un error o problema de manera más fácil y efectiva en comparación con otras herramientas, como las lecciones aprendidas. Se trata de un enfoque más estructurado para llevar a cabo esta importante tarea. Muy a menudo, se utiliza junto con el análisis de 5 Porqués, otro enfoque para llevar a cabo el ACE.

La cabeza del pez muestra el problema o error real que se está discutiendo. Luego hay huesos más pequeños que enumeran todas las posibles causas contributivas en varias categorías. El lado derecho del» pez » en realidad enumera todos los problemas, mientras que el lado izquierdo denomina las posibles causas profundas. Además, puede agrupar estas causas en cuatro categorías distintas que son personas, máquinas, materiales y métodos. Estas categorías también pueden tener muchas subcategorías adicionales.

Ahora discutimos cada una de estas categorías con cierto detalle.

Personas

Todas las causas creadas por acciones humanas caen en esta categoría. Esta categoría determina si los empleados tienen la experiencia y la formación suficientes. ¿Son buenos comunicando sus necesidades y problemas? ¿Entienden sus tareas y asignaciones?

Máquinas

Esta categoría está relacionada con los problemas causados por problemas con computadoras, máquinas, instalaciones y herramientas, etc. En esta etapa, usted determina si los trabajadores utilizaron las herramientas o máquinas adecuadas. ¿Cumplen las máquinas los requisitos mínimos para realizar una tarea? ¿Son lo suficientemente seguros? Hay algún problema con la instalación de las máquinas? Son fiables o no?

Material

El material que está utilizando para desarrollar sus productos también puede causar muchos problemas para su negocio. ¿Necesita determinar si el material que utilizó era de calidad razonable o no? ¿Utilizó material de calidad inferior que resultó en el fallo del producto final? ¿Hubo algún problema con los productos semielaborados y consumibles?

Del mismo modo, también puede encontrar respuestas a preguntas como cuánto tiempo durará un material o tiene suficiente resistencia contra elementos extraños.

Métodos

Esta categoría investiga si los métodos de trabajo fueron responsables del problema o no?¿Necesita averiguar cómo se comunicaban sus departamentos y empleados entre sí? ¿Eran los procesos institucionales o los métodos de trabajo adecuados y lo suficientemente capaces para llevar a cabo una tarea especial?

Estas categorías se conocen comúnmente como 4M. Sin embargo, no es obligatorio usar solo estas cuatro categorías o áreas en su diagrama. Hay muchas otras opciones disponibles para usted, como:

De manera similar, muchas organizaciones crean sus propias categorías o áreas en el Diagrama de Espina de pescado dependiendo de sus necesidades y objetivos.

Los diagramas de espina de pescado diferencian claramente entre las causas y sus efectos. A continuación se muestra uno de los ejemplos de un Diagrama de espina de pescado.

¿CÓMO HACER EL ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO?

Después de explicar los Diagramas de Espina de pescado en detalle, ahora es el momento de discutir cómo usarlos para hacer Análisis de Causa y Efecto. El propósito del Diagrama de espina de pescado en general y del ACE en particular es analizar todos los hallazgos juntos y determinar los factores más importantes para resolver un problema o alcanzar una meta.

Normalmente hay cuatro pasos en el Análisis de Causa y Efecto que son la identificación del problema, la lluvia de ideas o la identificación de los principales factores que forman parte del problema, la determinación de las causas fundamentales y, finalmente, el desarrollo de un plan de acción para resolver estos problemas.

Paso 1: Identificar el problema

Múltiples causas pueden llevar a un solo problema. Por lo tanto, es su deber identificar y abordar claramente el problema en esta etapa si desea encontrar las soluciones adecuadas.

En aras de la explicación, tomamos el ejemplo de un estudio de diseño. En el primer paso de CEA, han determinado que no están obteniendo mucho negocio debido a la falta de creatividad entre sus diseñadores.

Por lo tanto, el principal problema es la falta de creatividad que se mostrará en la cabeza del diagrama de espina de pescado como se muestra en la siguiente figura.

Paso 2: Identificar los principales factores

Después de determinar el problema principal, el segundo paso es identificar las principales causas por las que los diseñadores carecen de creatividad. En este ejemplo en particular, las cuatro causas principales son las personas, las máquinas, el material y manpower.In en este ejemplo, estamos utilizando el método de 4 M para categorizar las causas.

Puede arrastrar una línea desde el lado causa a la izquierda para cada una de las cuatro categorías para conectarlas con efecto o problema en el lado derecho.

Paso 3: Investigar las causas

El tercer paso es determinar e investigar todas las causas responsables de la falta de creatividad. Necesita explorar a fondo sus procesos de negocio. Del mismo modo, debe ejecutar la verificación del sistema de todo su equipo y encontrar si hay algún fallo en él.

¿Las computadoras que ha proporcionado a sus diseñadores pueden ejecutar el software de diseño más reciente? ¿Proporciona a sus empleados un excelente ambiente de trabajo? ¿Están satisfechos los empleados con sus trabajos y funciones? Obtener suficiente compensación por sus servicios? ¿Realmente entienden el proceso de diseño? ¿Sus gerentes de proyecto les informan sobre los proyectos?

Del mismo modo, otras causas incluyen la contratación de personas con habilidades incorrectas, horarios de trabajo fijos, falta de la capacitación necesaria, falta de motivación o habilidad y rendimiento subestimado o infravalorado, etc. Estas pueden ser algunas de las razones por las que los diseñadores no exhiben mucha creatividad en su trabajo. En esta etapa, el Diagrama de espina de pescado se verá como debajo.

Paso 4: Analizar

Una vez que haya organizado todas las causas en sus respectivas categorías y el diagrama esté completo, debe analizar y discutir cada uno de los problemas anteriores con sus gerentes y diseñadores. Es aún mejor si categoriza más los problemas dependiendo del nivel de su influencia en el problema y la prioridad.

También es posible que necesite usar varios métodos de investigación, como encuestas, grupos de enfoque y entrevistas para comprender las diferentes causas. Por ejemplo, puede entrevistar a cada diseñador para saber cuánto entiende los procesos de diseño. Posteriormente, puede utilizar los hallazgos para desarrollar programas de capacitación o cursos relevantes para sus empleados con el fin de abordar el problema de conocimientos insuficientes.

En nuestro ejemplo, el Análisis de Causa y Efecto permitirá a los gerentes y diseñadores encontrar el problema real relacionado con la falta de creatividad en el equipo y encontrar las soluciones adecuadas. En realidad, el CEA investiga la relación entre las posibles causas de un problema y su efecto en el negocio. Obtienes una mejor comprensión de cómo cada causa está contribuyendo al problema final. Del mismo modo, puede abordar cada problema en función de su prioridad. Esto es exactamente lo que necesitas hacer como propietario de tu empresa de diseño para promover la creatividad dentro de tu equipo de diseñadores.

Es también en este paso que usted desarrolla un plan de acción claro para el futuro. El plan de acción debe contener prioridades, metas y objetivos claros y debe aplicarse lo antes posible. Del mismo modo, el plan debe describir en detalle cómo va a resolver todos los problemas y subproblemas para siempre. También debe seguir su plan vigorosamente para que sea efectivo.

También puede convertir una sub-causa, como la falta de motivación, en un plan de acción completo, cuyo propósito es promover la motivación del personal a través de diversos incentivos. Como resultado, el compromiso y la productividad del personal mejorarán y, en última instancia, la rentabilidad mejorará.

¿LOS 5 PORQUÉS?

También puede usar otra herramienta extremadamente útil que es los 5 Porqués en conjunto con el Diagrama de Espina de pescado para llevar a cabo CEA. Como sugiere el título, puede hacer 5 preguntas diferentes o «Por qué» para determinar la causa raíz de cualquier problema. A continuación se muestra un ejemplo de cómo usar esta técnica en particular.

• ¿Por qué no tenemos mucho negocio últimamente?
  • Porque hay falta de creatividad en nuestro equipo de diseño.
• ¿Por qué hay falta de creatividad en nuestro equipo?
  • Porque hay falta de motivación.
• ¿por Qué hay falta de motivación?
  • Porque no tienen el equipo más moderno como lo hacen los diseñadores de otras empresas.
• ¿Por qué no tienen el último equipo?
  • Porque el gerente de proyecto no consideró necesario comprar computadoras portátiles sofisticadas para ejecutar software de diseño moderno.
• ¿Por qué tomó la decisión de no comprar equipos de última generación?
  • Porque no tiene suficiente conocimiento del proceso de diseño y sus requisitos. En realidad, es un gerente de cuentas que fue nombrado gerente general de proyectos debido a su lealtad a la organización. Todo lo que hace es encontrar la manera de ahorrar dinero.

Puede llegar a la causa raíz de cada problema que enfrenta preguntando 5 Por qué. Además, la técnica de los 5 porqués también le ayuda a encontrar problemas más pequeños y sus causas y sub-causas con bastante facilidad.

ALGUNOS CONSEJOS PARA USAR EL MÉTODO DE ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO DE MANERA EFECTIVA

Hay algunos consejos realmente agradables para usar eficazmente CEA para encontrar problemas comerciales y sus causas exactas. Algunos de estos consejos incluyen, entre otros, los siguientes.

• Anime a todos los miembros de su equipo a participar.
• Aplique todas las reglas de lluvia de ideas porque es esencialmente una sesión de lluvia de ideas.
• Solo discuta una idea a la vez. Animará a los miembros de tu equipo a tener ideas más creativas.
• La persona que discute la idea también debe mencionar a qué hueso del pez pertenece.
• Fije una sola idea a varios huesos si es posible. Por ejemplo, la falta de motivación en el ejemplo anterior puede afectar tanto a los huesos de la máquina como a los de la mano de obra.
• No empiece a analizar problemas y causas mientras dibuja un diagrama. Del mismo modo, nunca critique a nadie mientras presenta sus ideas. Esto también incluye críticas no verbales, como abandonar la reunión o sacudir la cabeza.
• Trate de encontrar nuevas ideas a partir de cualquier idea que se esté discutiendo.
• Siempre debe usar los huesos principales para encontrar las causas secundarias del problema. Por ejemplo, piense en cómo los métodos y procedimientos de su negocio pueden causar el problema en discusión.
• Vuelva a cada idea y causa que ya se ha discutido. Trate de desarrollar huesos o ramas más pequeños haciendo preguntas como » ¿Por qué sucede eso?»o» ¿Cómo sucede eso?»
• Siempre sé honesto y abierto. Usted debe tener el valor de declarar la causa o idea que nadie más quiere discutir abiertamente.

ALGUNAS VENTAJAS DEL MÉTODO DE ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO

Ya hemos discutido muchas desventajas del CEA. Algunas ventajas más del método son las siguientes.

• Le ayuda a definir la relación entre los problemas y sus causas.
• El método funciona según el principio de sesiones conjuntas de lluvia de ideas.
• CEA le impide adoptar métodos de pensamiento tradicionales que lo distraigan de los problemas reales. Por otro lado, la lluvia de ideas lo guía hacia el logro de su objetivo real.
• Eventualmente llegas a la causa raíz de cada problema a través de una lluvia de ideas y preguntas 5 Por Qué repetidamente.
• Un diagrama de espina de pescado le ayuda a identificar la raíz y las causas casuales del problema. Posteriormente, puede priorizar las causas y manejarlas en consecuencia.

ALGUNAS DESVENTAJAS DE DEA

Hay ciertos deméritos de todo y DEA no es una excepción. A este respecto, a continuación se presentan algunas de las desventajas de la DEA.

• La lluvia de ideas puede provocar una pérdida de tiempo y energía.
• La lluvia de ideas a veces también conduce a causas irrelevantes de problemas.
• La lluvia de ideas no considera hechos y evidencias y es solo un montón de opiniones diferentes.
• Si estás lidiando con problemas complejos, tendrás que dibujar un diagrama realmente grande con muchas ramas y huesos más pequeños. Esto puede llevar mucho tiempo, energía y espacio.
• Es difícil mostrar una interrelación compleja de múltiples causas y factores en el diagrama.

CONCLUSIÓN

El método de análisis de causa y efecto es una gran herramienta para resolver problemas de negocios simples y complejos. Es fácil de entender y fácil de implementar.

En la mayoría de los casos, le ayuda a llegar a la causa exacta del problema, lo que le permite encontrar las soluciones correctas y duraderas también.