¿Qué pasaría si te atropellara un autobús mientras caminabas hacia el trabajo?

Bueno, aparte de lo morbosamente obvio, y el tiempo y el dinero invertidos en contratar e incorporar a su reemplazo

Esta es la línea de pensamiento detrás del infame «factor autobús»: el número mínimo de personas que, si estuvieran fuera de acción, causarían el colapso de sus operaciones.

«El 46% de las empresas del Reino Unido se verían obligadas a dejar de operar de inmediato si una persona clave falleciera o no pudiera continuar trabajando a través de una enfermedad o lesión» – Asesor de Dinero en línea, Seguro de Hombre Clave: Una Guía Definitiva para el Seguro de Persona Clave

Puede que no sea ideal, pero es una dura realidad que todo equipo tiene que enfrentar; ya sea temporalmente o de forma permanente, tus colegas no siempre son capaces de llegar al trabajo.

Nosotros, aquí en Process Street, hemos tenido más de nuestra parte de retrasos en los proyectos (e incluso fallas) debido a un factor de autobús bajo, por lo que se ha escrito este post. Hoy, aprenderá a identificar proyectos riesgosos utilizando el factor bus y a mitigar esos problemas de la manera más rápida (y barata) posible.

Cubriremos:

• ¿Cuál es el factor bus?
• Cómo calcular el autobús factor
• Bus factor de elementos
• Cómo aumentar su autobús factor
• Los límites de impulsar el autobús factor

Vamos a empezar.

¿Qué es el factor bus?

El «factor bus» es el número mínimo de personas que, de quedar incapacitadas, causarían fallos críticos en el sistema. Esto se aplica tradicionalmente a proyectos de software, pero la teoría es aplicable a casi cualquier disciplina.

El concepto de «factor de autobús» está relacionado con el seguro de persona clave. Esta es una póliza que las empresas suelen contratar para cubrir el potencial de que una persona clave (por ejemplo, el CEO) caiga gravemente enferma o incluso muera.

Es un tema mórbido, pero es algo necesario para cualquier tipo de planificación de contingencia (a largo plazo, a prueba de futuro).

Digamos que los trabajadores de un determinado equipo son, uno por uno, puestos fuera de acción (por enfermedad, retrasos en el tráfico, un autobús, un camión o lo que sea).

¿cuántas personas, de más a menos importante, haría falta para que el trabajo se paralice?

En otras palabras, ¿qué tan flexible es su proyecto a problemas humanos como la disponibilidad o la falta de disponibilidad?

Eso es lo que es el factor bus.

Si bien esto se usa principalmente en relación con proyectos de desarrollo, es una figura útil para saber qué tan vulnerable es un proyecto a ser detenido. Además, con el continuo auge de la industria de la tecnología y el uso generalizado de la tecnología en general, está lejos de ser exagerado decir que observar lo que hace que la industria funcione actualmente puede ahorrarse un enorme dolor de cabeza cuando se trata de integrarla en un negocio existente.

También vale la pena señalar que el factor autobús no tiene que aplicarse solo a los miembros del equipo que están fuera de acción.

Digamos que eres un manager y, como tal, tienes un tiempo muy limitado para dedicar a cada proyecto que tu equipo está llevando a cabo. Si sabes que un proyecto tiene un factor de bus de 1 mientras que otros tienen un factor de bus más alto, sabes que valdrá la pena gastar más de tu tiempo limitado asegurándote de que el proyecto funcione sin problemas.

Cómo calcular el factor de bus

La explicación simple para calcular el factor de bus de un proyecto o equipo es decir:

» ¿Cuál es el número mínimo de personas que, de estar ausentes, impedirían que el trabajo continuara?»

Si un proyecto no puede continuar porque una persona específica no está disponible, tiene un factor de bus de 1.

En otras palabras, es mejor tener un factor de bus más alto porque eso significa que tu equipo puede continuar trabajando sin depender de personas específicas para obtener información.

En el núcleo, esta es una pregunta sobre qué tan bien se distribuye la información en su organización. La documentación de procesos y la reducción de la complejidad de los flujos de trabajo pueden ayudar a aumentar el factor de bus.

Por ejemplo, cuando el equipo de Process Street era mucho más pequeño, estructuramos el trabajo de forma flexible y deliberada. Cuando empezamos, no teníamos los recursos para tener diseñadores gráficos dedicados, editores, escritores, gerentes de bases de conocimientos, etc.

Por lo tanto, los miembros de nuestro equipo estaban muy diversificados en su capacitación. Podría manejar el servicio de atención al cliente por un día si nuestro representante estuviera fuera, por ejemplo. Pero también estaría haciendo revisiones de contenido y editando, junto con las tareas típicas de escritura.

Eso significaba que los procesos podían seguir funcionando sin problemas si alguien no estaba disponible.

Claro, teníamos un ‘editor’ fijo para supervisar y organizar, pero el trabajo de edición y revisión diario también podía ser realizado por nuestros escritores típicos, debido a los procesos detallados que habíamos construido y documentado.

Elementos de factor de bus

Usted sabe qué es el factor de bus y cómo calcularlo. ¡Órale!

Sin embargo, antes de que le diga cómo mejorar su factor de autobús y aumentar la tasa de éxito de sus proyectos, necesita saber qué factores contribuyen a su factor de autobús.

Estos autobuses factor elementos son:

• la complejidad del Proyecto
• Tema de la especificidad
• la transparencia del Equipo
• experiencia del Empleado

Bus factor de elementos: la complejidad del Proyecto

digamos que usted tiene dos proyectos para completar. Una es promover un nuevo artículo a 30 boletines de noticias en su nicho. La otra es crear 5 videos nuevos para explicar varias características de su producto.

¿Qué crees que se inmovilizaría si un solo miembro clave del equipo estuviera fuera de acción?

Así es como la complejidad del proyecto juega un papel en la determinación de su factor de bus. Cuanto más complejo sea su proyecto, menor será el factor de autobús.

Siguiendo nuestro ejemplo, enviar 30 boletines por correo electrónico no es una tarea muy compleja (especialmente en comparación con otros proyectos promocionales potenciales). De hecho, toda la tarea podría ser realizada por una sola persona con poca o ninguna capacitación, todo lo que tiene que hacer es enviar correos electrónicos a los boletines de noticias relevantes y hacer un seguimiento cuando y cuando.

5 los nuevos videos, sin embargo, son una olla de pescado diferente.

Primero tiene que crear el script, que requerirá varias iteraciones y una revisión y aprobación eventual por parte de un administrador para asegurarse de que toda la información sea correcta. Después de todo, no quieres publicar un video explicativo que malinterprete los hechos sobre tu producto.

A continuación, necesitará a alguien con una buena configuración de audio para grabar el VO. Esto agrega requisitos adicionales de las personas disponibles para llevar a cabo esta tarea: si solo una persona de su equipo tiene un micrófono lo suficientemente bueno para grabar audio claro, su factor de bus ya está en 1.

Eso ni siquiera menciona las posibles grabaciones de pantalla (que requieren el software adecuado), animaciones personalizadas, edición de video, música, etc.

Básicamente, cuantos más puntos en el proceso de completar su proyecto, peor será su factor de autobús. Más partes significan que hay más oportunidades para que las cosas salgan mal.

Elementos del factor de bus: Especificidad del sujeto

La complejidad de un proyecto no es necesariamente el mayor problema que contribuye a su factor de bus; ese dudoso honor va a la especificidad del sujeto.

Cuanto más específico sea el tema, peor será el factor del autobús.

Más específicamente, si todos los demás factores permanecen constantes, su factor de autobús disminuirá proporcionalmente a la cantidad de experiencia específica que se requiere para llevar a cabo su trabajo.

Volviendo a nuestro ejemplo de una campaña de divulgación de boletines informativos frente a la creación de videos, la campaña no requiere casi ninguna experiencia para llevarla a cabo. Esto significa que, si está incapacitado, la persona responsable de enviar y enviar respuestas a los correos electrónicos se puede cambiar con relativamente poco problema.

No se puede decir lo mismo de crear vídeos. Si bien es cierto que alguien podría aprender los conceptos básicos de la creación de video y producir un video aproximado a su debido tiempo, es mucho más difícil encontrar un reemplazo rápido para un animador, actor de voz, guionista o editor de video.Elementos de factor de bus

: Transparencia de equipo

Para mí, este es el grande. Muchos problemas y ausencias repentinas en nuestro equipo aquí en Process Street se han resuelto porque trabajamos en voz alta.

Cuanto más transparente sea su trabajo, y cuanto más se comuniquen, mejor será su factor de autobús.

En 2019, uno de los principales miembros de nuestro equipo de marketing se fue, pero, aunque nos entristeció verlo irse, pudimos recuperar la holgura que dejó al dividir sus tareas entre los miembros del equipo existentes.

La única razón por la que pudimos hacer eso fue porque todos habíamos documentado nuestros procesos y nos habíamos reunido dos veces por semana durante años para reuniones en profundidad para discutir los deberes de todos. Teníamos nuestra gestión de procesos al día.

Todos saben en qué están trabajando los demás, pueden acceder a sus archivos a través de unidades compartidas y pueden ver exactamente cómo se lleva a cabo el trabajo a través de nuestras plantillas de procesos documentadas.

Elementos de factor de bus: Sin embargo, la experiencia del empleado

La gestión de procesos de negocio (BPM) no lo es todo.

Si bien hay un poco de superposición con la especificidad del sujeto, también es importante tener en cuenta el nivel de experiencia individual de su equipo al pensar en su factor de autobús.

Las estrellas de rock del trabajo están muy bien, pero tu equipo no debería depender de una sola persona para obtener sus resultados y completar proyectos. Todo el mundo necesita tener el entrenamiento y la experiencia adecuados para manejar lo que sea que les arrojes.

Si aún no tienen esa experiencia, tómese el tiempo para dársela. Lo más probable es que aprecien el cambio de ritmo, y al menos estarás proporcionando un respaldo para si el temido autobús golpea.

Digamos que su Gerente de Comunicaciones o representantes de Atención al Cliente se enferman. ¿Tienes a alguien que tenga la experiencia necesaria para reemplazarlos mientras están enfermos?

Por cierto, aquí es donde muchas startups tienen una ventaja significativa.

Al igual que nuestro equipo, muchas startups se ven obligadas a que sus empleados usen varios sombreros al mismo tiempo debido al tamaño limitado del equipo. Esto naturalmente proporciona entrenamiento cruzado para sus diversos equipos; nuestros redactores de contenido pueden manejar fácilmente el servicio de soporte, y todos nuestros gerentes tienen experiencia en el manejo de nuestras campañas de marketing por correo electrónico.

Eso no quiere decir que su opción de copia de seguridad deba ser tan buena como su primera opción. Recuerde que el factor autobús mide cuántas personas se necesitan antes de que un proyecto no pueda continuar; si ocurre una tragedia, a veces basta con hacer las cosas.

Cómo aumentar el factor de bus

Las formas más simples de aumentar el factor de bus y hacer que sus proyectos sean más confiables en su finalización son invertir los factores que contribuyen a su factor de bus:

• Simplificar sus proyectos
• Hacer que el tema sea menos específico
• Aumentar la transparencia del equipo
• Aumentar la capacitación de los empleados

las soluciones son útiles, aunque no del todo prácticas. No siempre es posible simplificar sus proyectos o hacer que el enfoque de ellos sea menos específico sin derrotar el objetivo original.

De manera similar, aumentar la capacitación de los empleados es un objetivo a largo plazo que puede llevar meses (especialmente si lo ha descuidado hasta este momento).

Aumentar la transparencia, sin embargo, es fácil. Todo lo que necesita hacer es trabajar en voz alta y documentar sus procesos.

Documentar sus procedimientos operativos estándar (SOP) le permite establecer instrucciones sobre cómo deben realizarse exactamente las tareas. Si una tarea necesita hacerse más de una vez, vale la pena escribir un proceso para saber cómo completarla.

No tiene que ser un proceso perfecto desde el principio, lo importante es que su método para hacer las cosas esté grabado. Luego, si la persona que generalmente lleva a cabo esa tarea no está disponible, puede hacer que otra persona trabaje en su proceso para lograr el mismo resultado.

En otras palabras, si su documentación es lo suficientemente buena, ¡su factor de bus ya no debería ser un problema para las tareas recurrentes!

Para ayudarle a documentar sus procesos, ¡puede inscribirse en Process Street de forma gratuita hoy mismo! Nuestro software de flujo de trabajo líder le permite registrar fácilmente sus procesos y rastrearlos en acción como listas de verificación procesables.

Haga clic aquí para obtener ayuda para comenzar con Process Street!

Los otros elementos de trabajar en voz alta son exactamente eso; trabajar de una manera que permita a todos saber (y, si es necesario, acceder) en qué está trabajando.

Esto se puede lograr mediante el uso de un servicio de almacenamiento compartido en la nube (como Google Drive) para alojar los archivos de tu proyecto, un software de gestión de proyectos de equipo como Airtable y servicios que permiten que varios miembros del equipo colaboren en el mismo documento al mismo tiempo, como Google Docs.

Las herramientas remotas como estas son una excelente manera de actualizar rápidamente su infraestructura para ser más transparentes y alentar a su equipo a trabajar juntos en sus proyectos.

Los límites de aumentar el factor de bus

Para completar, vale la pena recordar que ciertos proyectos tendrán inherentemente un factor de bus bajo.

No importa lo detallado que sea en la documentación de sus procesos, no siempre puede sustituir la experiencia requerida de la persona responsable. Incluso si alguien es capaz de llevar a cabo los mismos pasos que el trabajador previsto, no tendrá la misma intuición cuando se trata de decisiones abiertas, y probablemente requerirá supervisión o pasos de revisión adicionales para garantizar que su trabajo sea correcto.

También hay proyectos que contienen información confidencial que no necesariamente desea aumentar el factor de bus. Por ejemplo, si una administración superior de la figura se puso fuera de acción por un tiempo, no es necesariamente apropiado para trasladar sus funciones a otra persona (especialmente si son de más rango inferior).

En estos casos, tiene dos opciones para impulsar el factor autobús: programas de capacitación para dar a más personas una gama más amplia de experiencia y expandir su equipo para tener más personas en cada rango de antigüedad de la jerarquía de su empresa.

No es fácil, barato o rápido aumentar su factor de autobús en estas circunstancias, pero aún así es mejor que detener sus operaciones.