Un líder es esencial en cualquier grupo, el proyecto o la organización. Esto es para garantizar que todos se mantengan en el buen camino para lograr el objetivo u objetivos del grupo. Lo mismo es cierto con las reuniones, también hay un líder para guiar el flujo de la agenda. En una reunión, se hace referencia a esta persona como el «presidente» o simplemente el «presidente».
Aquí están las principales responsabilidades de un presidente:
- Se asegura de que el flujo de la reunión se adhiera a la agenda
- Los miembros se respeten los unos a los otros
- Se observan las reglas de la reunión
- Alienta la toma de decisiones
- Supervisar o preparar avisos, agenda, informes, reuniones y seguimientos
Consejos
Cada grupo, equipo y organización es único. Cada una de ellas puede requerir un enfoque diferente en cuanto a la presidencia de las reuniones. Dicho esto, hay algunos problemas compartidos entre todas las juntas.
Cuando se trata de problemas comunes, que siempre son soluciones comunes. En este artículo, hemos descrito formas básicas de presidir reuniones de manera efectiva para garantizar que se logre el mejor resultado positivo.
Establezca metas
Antes de que comience la reunión, es importante determinar cuál es el objetivo de la reunión. ¿Desea asistir a la reunión para exponer un problema con la empresa? ¿Quieres centrarte principalmente en un próximo evento que se está planificando? Sin un objetivo establecido, una reunión puede convertirse en una conversación rancia sobre algo nada importante.
Lo que es específicamente importante es que desee comprender qué resultado o decisiones deben acordarse durante la reunión. Algo como esto se puede usar como métrica para medir la efectividad y eficiencia de la reunión.
Avisos
Es importante dar a conocer a los miembros avisos por adelantado sobre la información relevante de la reunión. Los avisos ayudarán a los miembros a comprender lo que se requiere de ellos antes, durante y después de las reuniones.
El aviso debe incluir lo siguiente:
- Agenda
- Jefe de proyecto / tema de la agenda
- Hora de la reunión
- Lugar de la reunión
- Documentos pertinentes
- Actas de la reunión anterior, si procede
Mantenimiento del tiempo
Durante la reunión, una buena manera de garantizar que todos se mantengan en el buen camino es establecer un marco de tiempo por tema de la agenda. El papel de la silla es asegurarse de que se observe el marco de tiempo.
- Si es posible, ponga el temporizador en una pantalla para que todos lo vean
- Dé a todos un límite de tiempo al hablar
- Tenga descansos cortos para refrescar a los miembros
Anime y Administre a los Participantes
Si el debate está abierto, observe quién habla demasiado y quién no. Si hay un conflicto entre los miembros, intervenga recordándoles el objetivo de la reunión y negocie entre los miembros para llegar a una decisión.
Otro ejemplo es ser un miembro que habla demasiado durante la reunión. Interrumpirlos educadamente y pedirles que permanezcan callados por un tiempo puede ayudar a abrir el piso. Esto también anima a aquellos que permanecen en silencio a agregar su opinión.
Evaluar
Una vez finalizada la reunión, debe utilizar una hoja de evaluación para recopilar las opiniones y sugerencias de los miembros en términos de facilitar la próxima reunión. Esto dará a los miembros la oportunidad de destacar las partes positivas y negativas de la reunión.
Usando la hoja, puede mejorar las áreas que hacen que la reunión sea efectiva y evitar aquellas que ralentizan el progreso de la reunión.
Más consejos?
Por supuesto, hay muchos, muchos más consejos sobre presidir y dirigir reuniones. Creemos que comenzar con estos 5 te ayudará a poner la pelota en marcha. Espero que te lleve a organizar reuniones exitosas y satisfactorias.
