¿Los plazos se te acercan sigilosamente? ¿Nunca hay tiempo suficiente? ¿Sientes que pasas más tiempo en reuniones que fuera de ellas? ¿Intentas terminar el trabajo pero sigues siendo interrumpido?Lo sé, ¿verdad? Es como si te conociera.

No estás solo, me siento exactamente de la misma manera. Cuando se trata de administrar mi tiempo, a veces siento que estoy perdiendo la batalla, la guerra y tal vez incluso la voluntad de vivir.

Aún así, no tiene que ser así.

Estoy compartiendo algunos de mis consejos favoritos para la gestión del calendario. Seguro que todavía tendrá sus días malos, pero siga incluso un puñado de estos consejos y le prometo que estará a cargo de su horario, administrará su tiempo y romper sus metas.

Revisión. Luego repásalo de nuevo.

Revise su calendario al comienzo de cada semana (lo mejor es el domingo por la noche). Vea las reuniones que tiene y enumere cualquier elemento de acción y preparación que necesite cuidar. Si son importantes, bloquea el tiempo en tu diario para que sucedan.

A continuación, vuelva a revisarlo. Todos los días. Hago esto a primera hora de la mañana (es extraño cómo las cosas pueden cambiar de la noche a la mañana: los negocios ya no duermen, ¿verdad?). También tengo otro escaneo unos 30 minutos antes de terminar para ver lo que hice (y lo que no hice) y echar un vistazo a mañana para que pueda tener una ventaja.

¿por Qué molestarse?

He aprendido que nuestra opinión sobre lo que era importante el lunes puede cambiar para el miércoles. También es fácil olvidarse de una reunión o pasar por alto algo que necesita hacer. Ese registro rápido me ha salvado muchas, muchas veces y estoy seguro de que también lo hará para ti.

Un día libre de eventos a la semana

Permítase un día libre de reuniones a la semana y haga todo lo posible para proteger ese tiempo a toda costa. Incluso si la jefa dice que necesita reunirse contigo el único día en que no tienes nada, ofrécele una alternativa si es posible.

Necesito centrarme en el trabajo profundo, y tú también lo haces. Estar ocupado no te da un aumento de sueldo al final del año. Por lo tanto, su día «libre» en realidad está lejos de ser libre.

Te dará tiempo para pensar, contribuir a proyectos a largo plazo, abordar la lista de tareas pendientes, demoler correos electrónicos y poder a través de tu administrador.

Adelante, date un poco de tiempo de calidad. Te lo mereces.

Programe reuniones lo antes posible

Si sabe que necesita una reunión, inscríbala en el calendario lo antes posible. Cuanto más tiempo lo posponga, es más probable que tenga problemas o conflictos de programación.

Asegúrese de que el propósito sea claro y que todos sepan por qué se celebra la reunión y qué necesitan preparar.

Siempre envío la disponibilidad de mi calendario por adelantado. puede recorrer un largo camino para evitar esos correos electrónicos interminables que intentan averiguar un momento que funcione.

Herramientas de programación de reuniones

Tal vez esto sea más un consejo de productividad que un consejo de administración de calendario, ya que el uso de un programador de reuniones le ahorrará una enorme cantidad de tiempo al intentar programar reuniones.

• Si está utilizando Outlook en un servidor de Exchange, no se equivocará con el humilde Asistente de programación. Al agregar asistentes, la cuadrícula libre / ocupado muestra la disponibilidad de los asistentes, por lo que encontrar un horario que se adapte a todos es sencillo.
• Outlook Mobile (Android, iOS) tiene programación integrada. Cuando eliges un momento que funcione para todos, el evento es verde. Cuando hay un conflicto, se pone rojo. También puede enviar su disponibilidad cuando se le solicite una reunión. Solo tiene que responder al correo electrónico, hacer clic en el icono del calendario, seleccionar las horas en las que está libre y Outlook Mobile se encargará del resto. Esto ahorra mucho tiempo.
• FindTime de Microsoft, que le permite enviar una nueva encuesta de reunión para proponer los horarios seleccionados a todos los asistentes y permitir que todos voten. A continuación, envía la invitación a la reunión en su nombre.
• Google Calendar ofrece herramientas similares para encontrar una hora de reunión e invitar a las personas a seleccionar espacios para citas.
• Las herramientas de gestión de calendarios como Doodle y Calendly ofrecen excelentes versiones gratuitas para programar reuniones e integraciones con Outlook, Gmail y más. Son una manera fácil para que los clientes y colegas reserven tiempo con usted. Simplemente establezca su disponibilidad, comparta su enlace, deje que seleccionen una hora disponible y el evento se agregará a su calendario.

Seguimiento

Si un cliente o un colega te pide que hagas algo, ambos sabemos que te perseguirán para obtener una actualización. Establezca expectativas programando inmediatamente una reunión de seguimiento en el calendario de todos. Es un consejo simple pero efectivo.

Es una excelente manera de estar al tanto de las tareas y asegurarse de cumplir las promesas a tiempo.

Usa recordatorios

¿Sabes cómo a veces te subes a una racha y de repente pierdes todo el sentido del tiempo?

Una manera simple y fácil de volver a la realidad es establecer una cita de 5 minutos para el momento en que desea que se le recuerde algo y explicar qué es en el tema de la reunión. Marque el recordatorio y configúrelo en cero minutos.

Por ejemplo

• Hora de partir para la reunión con el cliente: tome el tren a King Cross y luego la línea Victoria a Oxford Circus.
• Folletos impresos para la presentación de esta tarde

Use este truco con moderación. Las tareas no pertenecen a tu calendario, hay herramientas mucho mejores para eso. No quieres que tu calendario esté lleno de docenas de recordatorios de 5 minutos, pero el extraño aquí y allá realmente puede ayudarte.

Agregar otra zona horaria

Si trabajas con colegas o clientes de todo el mundo, agregar una segunda zona horaria a tu calendario es una gran idea.

Esto mostrará horarios duales en su calendario, muy útil cuando planifique reuniones. Además, le ahorra la molestia de buscar en Google «qué hora es…»Puede configurar zonas horarias duales en Outlook y en Gmail y en la mayoría de los otros clientes de correo electrónico.

Importa todos tus calendarios

Si tienes varios calendarios, impórtalos a tu calendario principal. Te ahorrará mucho tiempo y, si tienes el modo de superposición, podrás ver todos tus calendarios y citas simultáneamente.

La configuración es generalmente la misma para la mayoría de las aplicaciones.

Aquí le mostramos cómo hacerlo en Outlook, pero si está utilizando otra cosa, solo busque en Google «importar calendario» y encontrará una guía práctica.

Solo reúnete el tiempo que necesites

Otro de mis consejos favoritos para la gestión del calendario: mantener reuniones breves.

Cuanto más corto, mejor, de hecho. 30 minutos deberían ser suficientes para la mayoría de las reuniones.

La mayoría de los calendarios tienen intervalos predeterminados de 30 minutos. Es por eso que tienden a ser invitados a reuniones de una hora de duración cuando se necesita menos tiempo. Puede cambiar la escala de tiempo del calendario en Outlook a lo que desee, así que piense en modificarla a 15 minutos. Será más fácil organizar reuniones de 15 o 45 minutos.

Hay muchas reuniones largas y aburridas en mi calendario, por lo que si no puedo rechazarlas por completo (ver el número 10), intentaré limitar mi participación informando al organizador que solo puedo unirme a una parte de la reunión y pedirles que me programen un espacio.

No siempre se saldrá con la suya, pero vale la pena intentarlo, especialmente para reuniones de tipo actualización de estado.

Di » No » a la reunión de datos o a las reuniones de actualización

¿Hay algo más frustrante que pasar una hora en una reunión recibiendo actualizaciones que lees en 10 minutos? En su lugar, considere la colaboración en línea, la lluvia de ideas y las herramientas de gestión de proyectos. Configure a su equipo y anime a sus colegas a usarlos también. Reducirán significativamente los correos electrónicos y las reuniones si se usan de manera efectiva y le darán mucho tiempo en su diario.

Algunos de mis favoritos son Trello, MeisterTask o Zenkit. Gratis y muy efectivo.

¡Es hora de saludar al siglo XXI!

De hecho, solo di » No »

Este es uno de mis consejos favoritos de gestión de calendarios de todos los tiempos. Si no sabes por qué deberías estar en una reunión y el organizador tampoco puede decírtelo, entonces di «No» hasta que puedan. Debe tener claro cuál es su contribución y el valor que está agregando.

Si eso es demasiado duro, intenta delegar – podría ser una buena oportunidad de desarrollo para alguien de tu equipo.

Otro truco es rechazar, pero ofrecer ayuda al organizador con algo de preparación de la reunión para que se sienta cómodo organizando sin ti. Por ejemplo, si bien es posible que no esté presentando las diapositivas, puede crearlas.

Para una reunión cara a cara, a veces el valor simplemente no está ahí. Viajar 3 horas cuando solo se le han asignado 15 minutos en la agenda, no es eficiente. Pregunta si realmente te necesitan en persona.

Quizás en lugar de «no», te ofreces a asistir virtualmente.

Comience a tiempo y omita la lista

No espere a que lleguen tarde. Empieza. Para reuniones grandes, evite pasar lista. Todo el mundo sabe quién debería estar allí (simplemente revise la lista de asistentes en la invitación si no lo hace.

Los que lleguen tarde se pondrán al día. Los que no aparecen, o no los echas de menos, o deben una disculpa a todos.

Casi todas las reuniones a las que he asistido pasan 15 minutos esperando a los rezagados y haciendo una lista de quién está al teléfono, quién está en la sala de reuniones, quién envía sus disculpas. Observe esta regla, y no solo terminará a tiempo, ¡incluso podría reclamar algo de vuelta!

13. Conflictos de encuentro

No puedes estar en dos lugares a la vez, a pesar de tus superpoderes. Eso no es un consejo de gestión de calendario, es solo física.

Si tiene un conflicto de programación en su conflicto de calendario, cuídelo de inmediato. Cuanto más tiempo deje las dos reuniones en su lugar, más ansiedad creará para usted a medida que el día se acerca y no ha hecho nada al respecto.

También es muy injusto para el organizador declinar en el último minuto.

Prioriza cuál es el más importante para que asistas y no la invitación que aceptaste primero.

Cancelar

a Veces simplemente necesitas cancelar una reunión. Administrar tu calendario significa precisamente eso. No insistas solo porque está programado. Si el valor simplemente no está ahí, cancela la reunión y regala tiempo.

Lote de reuniones en el calendario

Si usted tiene un montón de reuniones, luego de morder la bala y el horario de todos ellos en un día y hacer los correos electrónicos en el medio. Eso te dará un bloque más grande de tiempo libre para otro día. Claro que puede ser brutal, y no lo haría un hábito, pero puede ser una buena estrategia si necesitas reclamar algo de tiempo en tu calendario.

¿Qué prefieres?

• 3 reuniones de 1 hora el miércoles y 2 reuniones de 1 hora el viernes

O

• 5 reuniones de 1 hora el miércoles y el viernes GRATIS

Creo que sé la respuesta.

Si tienes reuniones consecutivas, usa la función de cuenta atrás en el reloj de tu teléfono para asegurarte de que te concentras en terminar a tiempo.

Google tiene un temporizador de cuenta regresiva simple con alarma.

Configure la cuenta atrás o la alarma durante 5 minutos menos que la duración de la reunión para que sepa que es hora de terminar las cosas (por ejemplo, si se trata de una reunión de una hora, configure la cuenta atrás durante 55 minutos).

Si va a tomar algún tiempo para conseguir entre reuniones – sólo deja que la organización sabe de antemano que tienes de regreso a la espalda para dejar un poco más temprano, o puede llegar un poco tarde.

Codifica por colores tu calendario

La categorización y el código de colores son increíbles. Es fácil segmentar e identificar reuniones personales de las de negocios y organizar su día. En un vistazo, tiene una gran visión general de sus compromisos y una manera fácil de filtrar lo que está haciendo durante un día, una semana, un mes.

Muchas personas (incluyéndome a mí) llevan un diario personal y un calendario de trabajo. He experimentado con el uso de este método y ha ayudado a eliminar la necesidad de múltiples calendarios.

Si lo intentas, hazme saber lo que piensas.

Programar tiempo en su calendario para correo electrónico

Este es quizás EL consejo más importante para la administración del calendario.

Puedes pasar fácilmente cada minuto que Dios envía por correo electrónico si lo permites. Dedique solo unas pocas horas al día al correo electrónico. Por lo general, trato de 60 a 90 minutos como máximo por la mañana y lo mismo de nuevo por la tarde y bloqueo ese tiempo en mi calendario.

El tiempo intermedio es para el trabajo real.

Suena genial en teoría y, por supuesto, no siempre funciona así, pero me atengo a ese horario la mayoría de las veces.

He desactivado todas las notificaciones por correo electrónico. También desactivé el envío y recepción automáticos y cambié el intervalo a cada 3 horas. Esto significa que si por alguna razón estoy en mi correo electrónico no me distraigo con algo nuevo que ha llegado. También me ha salvado el cuello varias veces porque los correos electrónicos se quedan en mi bandeja de entrada durante 3 horas antes de enviarlos, ha habido más de un par de veces que he interceptado un correo electrónico que agradezco que nunca haya llegado a las bandejas de entrada de algunos clientes.

¿Cuándo es su pico productivo?

Todos tenemos un momento óptimo del día cuando somos los más productivos. Para algunos, es lo primero de la mañana. Para otros, obtienen su segundo aliento de alegría justo después del almuerzo. ¿Sabes cuándo es el tuyo?

Preste atención a sus períodos de productividad y evite reuniones durante ese tiempo. Programe ese tiempo en su calendario para hacer el trabajo.

Si debe aceptar una reunión, conviértala en aquellas en las que necesite involucrarse, concentrarse, tomar decisiones y participar, en otras palabras,… pensar.

¿Realmente necesitas reunirte?

La gestión del calendario no se trata solo de programar reuniones de manera efectiva. también se trata de evitar programarlos en primer lugar. Siga este árbol de decisiones y pregúntese si necesita reunirse en absoluto. Te sorprenderá lo rápido que se libera tu horario.

Encuentre tiempo en su horario

Todos queremos reclamar algún tiempo atrás en nuestros horarios, por lo que ninguna lista de consejos de administración de calendario podría estar completa sin algunas herramientas de seguimiento del tiempo. Aquí están mis favoritos, todos los cuales son gratuitos.

RescueTime
Te muestra dónde pasas tu tiempo. Opera silenciosamente en segundo plano monitoreando en qué aplicaciones trabaja y durante cuánto tiempo, y le brinda una excelente instantánea de sus actividades. Vea mi panel de control reciente a continuación. He pasado más de 30 horas en el correo electrónico. Yo sé. Miedo.

Cuando revisas tu calendario y miras hacia atrás el mes que fue y lo superpones con tu panel de RescueTime, comienzan a surgir algunos patrones. Realmente puedes empezar a ver qué te distrae, cuándo y por qué.

Toggl
Toggl ofrece seguimiento de tiempo ilimitado y gratuito para individuos. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el botón reproducir y la aplicación comenzará a monitorear las horas de trabajo de sus empleados. Después, puede revisar los datos semanales y mensuales generados sobre el total de horas trabajadas.

TimeCamp
Esta herramienta realmente te abre los ojos a cómo se gasta tu día y determina lo que realmente estás haciendo y cuánto tiempo se desperdicia (o no). Rastrea tu actividad de forma invisible y automática en segundo plano y también tiene una increíble cantidad de integraciones que incluyen ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce y más. Dicen que te encuentran 30 minutos adicionales de tiempo productivo en tu calendario al día.

Lectura adicional

• ¿Realmente Necesitas Celebrar Esa Reunión?»Programemos una reunión» se ha convertido en la respuesta universal a casi todas las situaciones. Pero, ¿es la correcta?
• Quiz: ¿Qué Tan Bueno es Tu Gestión del Tiempo?¿Qué tan eficiente eres? Toma este cuestionario y descubre qué tan buena es realmente tu gestión del tiempo.
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  Mover más allá de la gestión de calendario con estos 27 consejos de gestión del tiempo

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