en virksomheds regnskabssystem er afhængig af en ramme af konti, der holder indtægter, udgifter og andre data organiseret og klar til at sætte i en finansiel oversigt.
denne ramme, kaldet kontoplanen, fungerer som et indeks for alle virksomhedens finansielle konti. Revisorer bruger dette kontoplan til at identificere transaktioner, når de registrerer dem i virksomhedens hovedbog.
opsætning af kontoplanen
når du starter en ny virksomhed, konfigurerer du dit kontoplan som et første skridt i etableringen af din virksomheds regnskabssystem. Små virksomheder har ikke alle det samme kontoplan. De konti, du inkluderer, afhænger af typen af virksomhed. For eksempel, hvis du har en servicevirksomhed, har du ikke en lagerkonto.
Når du opretter dit kontoplan, skal du tænke på fremtiden. Tænk ikke bare på de konti, du har brug for til din lille virksomhed nu. Tænk på de konti, du muligvis har brug for 5 eller 10 år ned ad linjen, og inkluder dem i dit diagram. Du har muligvis ikke medarbejdere nu, men om et par år kan du tilføje medarbejdere til din virksomhed, så planlæg det med dit diagram. Du skal muligvis stadig tilføje konti til dit diagram, mens du går sammen.
Du skal oprette et nummereringssystem til dit kontoplan. Hvis du skal bruge et edb-regnskabssystem, skal du bruge et firecifret nummereringssystem. En blok af tal tildeles normalt til hver af de kategorier, der udgør kontoplanen, og tomme tal efterlades i slutningen for yderligere konti, der skal tilføjes i fremtiden.
som en del af regnskabscyklussen bruges kontoplanen i journaltransaktioner, og der er fem kategorier på kontoplanen:
- aktiver
- passiver
- Ejerkapital
- omsætning
- udgifter
aktiver
aktivkategorien er, hvor du holder styr på, hvad din virksomhed ejer. Du vil måske have din aktivkategori til at starte med nummeret 1000. Det er normalt det nummer, som edb-regnskabsprogrammer bruger. Nummer hver aktivkonto i en rækkefølge som 1000, 1010, 1020 og så videre, begyndende med omsætningsaktiver og gå videre til anlægsaktiver.
omsætningsaktiver vil omfatte konti for kontanter på hånden, såsom kontanter i din kontrol og opsparingskonti. Du har muligvis kunder, som du udvider kredit til, så du har brug for konto til tilgodehavender. Hvis du sælger produkter, skal du have en lagerkonto.
efter din anlægsaktivkonto skal du oprette en konto for akkumuleret afskrivning. Det er altid et negativt tal på saldoen og er direkte relateret til dine anlægsaktiver, da det er det, du afskriver. Efterlad ikke plads til andre konti mellem anlægsaktiver og den akkumulerede afskrivning. Du kan have akkumuleret afskrivninger for mere end et anlægsaktiv. Du kan afskrive dine bygninger, køretøjer, forretningsudstyr og så videre.
passiver
passivkategorien er, hvor du holder styr på din virksomheds gældsforpligtelser, eller hvad din virksomhed skylder eller måske skylder i fremtiden. Du vil måske begynde at nummerere passivafsnittet med 2000. Ligesom med aktivkategorien vil du følge den traditionelle form for balancen i udviklingen af passivafsnittet i kontoplanen. Du vil have en kortfristet passivafdeling og en langfristet passivafdeling.
afsnittet kortfristede gældskonti inkluderer kortfristede gældskonti som betalte konti, den konto, hvor du registrerer, hvad du skylder dine leverandører. Det vil også omfatte dine periodiseringskonti, som inkluderer det, du skylder i lønningsskatter og moms. Du vil også have en konto for påløbne lønninger. Du kan også have en løbende ansvarskonto for kreditkort, der skal betales, og kortfristede lån, der skal betales.
i fremtiden kan du pådrage dig en langfristet gæld som f.eks. Du skal medtage plads i dit kontoplan for andre langfristede gældskonti.
Ejerkapital
ejerkapitalkonti omfatter din investering i virksomheden. Hvis du beslutter at påtage dig andre investorer et eller andet sted langs linjen, skal du medtage konti for almindelig aktie og måske foretrukket aktie. Du vil have en konto for tilbageholdt indtjening for ethvert overskud, du pløjer tilbage i virksomheden. Du starter normalt ejerens egenkapitalkonti med 3000.
indtægter
salgsindtægter er den første konto på kontoplanen relateret til resultatopgørelsen. Salgsindtægter er den primære indtægtskilde for din virksomhed, og dette afsnit af kontoplanen starter normalt med 4000. Sammen med salg indtægter konto, kan du medtage en konto for salg rabatter og salg afkast og kvoter. Du vil også gerne medtage en konto for renteindtægter for enhver indkomst, du tjener på din virksomheds investeringer.
salgsomkostninger eller omkostninger ved solgte varer er normalt den næste type konto, der skal overvejes. Selv servicevirksomheder skal overveje salgsomkostninger. Du inkluderer også konti for rabatter fra leverandører, forsendelsesomkostninger og diverse salgsomkostninger.
udgifter
den sidste kategori, der er anført på kontoplanen, er udgiftskategorien, som normalt er nummereret 5000. En praktisk måde at liste udgifter i oversigten over konti er at se på IRS skat formular tidsplan C og følge den måde udgifter er opført på denne formular. Det gør det nemt for dig og din revisor, når skat tid kommer. Udvikle en konto for hver af de udgifter, der er anført på skema C plus andre udgifter, der er specifikke for din virksomhed. Lad flere tomme konti være tilgængelige, hvis du har brug for dem i fremtiden. Tildel et nummer i området 5000-5999 til hver.
