hvad ville der ske, hvis du blev ramt af en bus, mens du gik på arbejde?

Nå, bortset fra det sygeligt indlysende, og den tid og penge, der bruges på at ansætte og ombord på deres udskiftning…

Dette er tankegangen bag den berygtede “busfaktor” – det mindste antal mennesker, der, hvis de er ude af handling, ville få dine operationer til at kollapse.

“46% af de britiske virksomheder ville blive tvunget til at ophøre med at handle med det samme, hvis en nøgleperson døde eller ikke var i stand til at fortsætte med at arbejde gennem sygdom eller skade” – Online Money Advisor, Key Man Insurance: En endelig Guide til Nøglepersonsforsikring

det er måske ikke ideelt, men det er en hård virkelighed, som hvert hold skal stå over for; uanset om eller permanent, dine kolleger er ikke altid i stand til at gøre det til arbejde.

Vi har her på Process Street haft mere end vores andel af projektforsinkelser (og endda fejl) på grund af en lav busfaktor, hvorfor dette indlæg er skrevet. I dag lærer du, hvordan du identificerer risikable projekter ved hjælp af busfaktoren, og hvordan du kan afbøde disse problemer så hurtigt (og billigt) som muligt.

Vi dækker:

• hvad er busfaktoren?
• Sådan beregnes busfaktoren
• Busfaktorelementer
• Sådan øges din busfaktor
• grænserne for at øge busfaktoren

lad os komme i gang.

hvad er busfaktoren?

“busfaktoren” er det mindste antal mennesker, der, hvis de er uarbejdsdygtige, ville forårsage kritisk systemfejl. Dette anvendes traditionelt til programmelprojekter, men teorien gælder på tværs af næsten enhver disciplin.

begrebet “busfaktor” er relateret til nøglepersonsforsikring. Dette er en politik, som virksomheder ofte tager ud for at dække potentialet for en nøgleperson (f.eks.

det er et morbid emne, men et, der er noget nødvendigt for enhver form for beredskab (langsigtet fremtidssikring) planlægning.

lad os sige, at arbejdere i et bestemt team en efter en sættes ud af handling (ved sygdom, forsinkelser via Trafik, en bus, en truch eller hvad som helst).

hvor mange mennesker, fra de fleste til mindst vigtige, ville det tage for arbejde at slibe i stå?

med andre ord, hvor fleksibelt er dit projekt til menneskelige problemer som tilgængelighed eller mangel på det?

det er hvad busfaktoren er.

selvom dette for det meste bruges i forhold til udviklingsprojekter, er det et nyttigt tal at vide for at finde ud af, hvor sårbart et projekt er for at blive stoppet. Plus, med den fortsatte stigning i teknologibranchen og den udbredte brug af teknologi generelt, er det langt fra en strækning at sige, at det at se på, hvad der får branchen til at fungere i øjeblikket, kan spare en massiv hovedpine, når det kommer til at integrere den i en eksisterende virksomhed.

det er også værd at bemærke, at busfaktoren ikke bare skal gælde for teammedlemmer, der er ude af handling.

lad os sige, at du er leder og som sådan har meget begrænset tid til at bruge på hvert projekt, dit team udfører. Hvis du ved, at et projekt har en busfaktor på 1, mens andre har en højere busfaktor, ved du, at det vil betale sig at bruge mere af din begrænsede tid på at sikre, at projektet kører problemfrit.

Sådan beregnes busfaktoren

den enkle forklaring til beregning af et projekt eller et teams busfaktor er at sige:

“hvad er det mindste antal mennesker, der, hvis de ikke er til stede, forhindrer arbejdet i at fortsætte?”

Hvis et projekt ikke kan fortsætte, fordi en bestemt person ikke er tilgængelig, har du en busfaktor på 1.

med andre ord er det bedre at have en højere busfaktor, fordi det betyder, at dit team kan fortsætte med at arbejde uden at afhænge af bestemte personer for input.

i kernen er dette et spørgsmål om, hvor godt information distribueres i din organisation. Procesdokumentation og reduktion af kompleksiteten af arbejdsgange kan hjælpe med at hæve din busfaktor.

for eksempel, da teamet her på Process Street var meget mindre, strukturerede vi med vilje arbejdet fleksibelt. Da vi startede, havde vi ikke ressourcerne til at have dedikerede grafiske designere, redaktører, forfattere, vidensbaseledere og så videre.

så vores teammedlemmer var meget diversificerede i deres træning. Jeg kunne håndtere kundesupport for en dag, hvis vores rep var ude, for eksempel. Men jeg ville også lave indholdsanmeldelser og redigering sammen med typiske skriveopgaver.

det betød, at processer kunne fortsætte med at fungere problemfrit, hvis nogen ikke var tilgængelig.

sikker på, at vi havde en fast ‘editor’ til at overvåge og organisere, men det daglige redigerings-og gennemgangsarbejde kunne også udføres af vores typiske forfattere på grund af de detaljerede processer, vi havde bygget og dokumenteret.

Busfaktorelementer

du ved, hvad busfaktoren er, og hvordan man beregner den. Fedt!

men før jeg fortæller dig, hvordan du forbedrer din busfaktor og øger succesraten for dine projekter, skal du vide, hvilke faktorer der bidrager til din busfaktor.

disse busfaktorelementer er:

• Projektkompleksitet
• emne specificitet
• team gennemsigtighed
• medarbejderoplevelse

Busfaktorelementer: Projektkompleksitet

lad os sige, at du har to projekter at gennemføre. Den ene er at fremme en ny artikel til 30 nyhedsbreve i din niche. Den anden er at oprette 5 nye videoer for at forklare forskellige funktioner i dit produkt.

hvilket tror du ville blive immobiliseret af et enkelt nøgleteammedlem, der er ude af handling?

Sådan spiller projektkompleksitet en rolle i bestemmelsen af din busfaktor. Jo mere komplekst dit projekt er, jo lavere bliver din busfaktor.

i forlængelse af vores eksempel er e-mail 30 nyhedsbreve ikke en meget kompleks opgave (især sammenlignet med andre potentielle salgsfremmende projekter). Faktisk, hele opgaven kunne udføres af en enkelt person med ringe eller ingen træning – alt hvad de skal gøre er at sende e-mails til de relevante nyhedsbreve og følge op som og hvornår.

5 nye videoer er dog en anden kedel fisk.

først skal du oprette scriptet, som kræver flere iterationer og eventuel gennemgang og godkendelse af en manager for at sikre, at alle oplysningerne er korrekte. Du ønsker ikke at offentliggøre en forklaringsvideo, der trods alt får fakta om dit produkt forkert.

næste skal du bruge nogen med en god lydopsætning til at optage VO. Dette tilføjer yderligere krav fra de mennesker, der er tilgængelige for at udføre denne opgave – hvis kun en person i dit team har en mikrofon, der er god nok til at optage klar lyd, din busfaktor er allerede kl 1.

det er ikke engang at nævne de potentielle skærmoptagelser (som kræver passende programmer), brugerdefinerede animationer, videoredigering, musik og så videre.

dybest set, jo flere point i processen med at gennemføre dit projekt, jo værre vil din busfaktor være. Flere dele betyder, at der er flere muligheder for, at ting går galt.

Busfaktorelementer: emne specificitet

kompleksiteten af et projekt er ikke nødvendigvis det største problem, der bidrager til din busfaktor; den tvivlsomme ære går til fagets specificitet.

jo mere specifikt dit emne er, jo værre bliver din busfaktor.

mere specifikt, hvis alle andre faktorer forbliver konstante, vil din busfaktor falde proportionalt med, hvor meget specifik ekspertise der kræves for at udføre dit arbejde.

Når vi går tilbage til vores eksempel på en nyhedsbrevskampagne mod oprettelse af videoer, kræver kampagnen næsten ingen erfaring at udføre. Dette betyder, at hvis den er uarbejdsdygtig, kan den person, der er ansvarlig for at sende og afgive svar på e-mails, ændres med relativt lidt problem.

det samme kan ikke siges om oprettelse af videoer. Selvom det er rigtigt, at nogen kunne lære det grundlæggende i videooprettelse og producere en grov video i rette tid, er det meget sværere at finde en hurtig erstatning for en animator, stemmeskuespiller, manuskriptforfatter eller videoredigerer.

Bus faktor elementer: Team gennemsigtighed

for mig er dette den store. Så mange problemer og pludselige fravær i vores team her på Process Street er løst, fordi vi arbejder højt.

jo mere gennemsigtigt i deres arbejde dit team er, og jo mere de kommunikerer, desto bedre bliver din busfaktor.

Tilbage i 2019 forlod et af vores centrale marketingteammedlemmer, men mens vi var kede af at se ham gå, var vi i stand til at hente den slap, han efterlod ved at dele sine opgaver mellem eksisterende teammedlemmer.

den eneste grund til, at vi var i stand til at gøre det, var fordi vi alle havde dokumenteret vores processer og havde mødt to gange om ugen i årevis til dybdegående møder for at diskutere alles pligter. Vi havde vores processtyring ned pat.

alle ved, hvad alle andre arbejder på, kan få adgang til deres filer via delte drev og kan se nøjagtigt, hvordan arbejdet udføres gennem vores dokumenterede processkabeloner.

Busfaktorelementer: medarbejderoplevelse

Business process management (BPM) er dog ikke alt.

selvom der er en lille overlapning med emnespecificitet, er det også vigtigt at bemærke dit teams individuelle oplevelsesniveau, når du tænker på din busfaktor.

arbejde rockstars er alle godt og godt, men dit team bør ikke stole på en enkelt person til at trække deres resultater og fuldføre projekter. Alle skal have den rette uddannelse og erfaring til at håndtere, hvad du kaster på dem.

hvis de ikke har den oplevelse endnu, skal du give dem tid til at give den til dem. Chancerne er, at de vil sætte pris på tempoændringen, og i det mindste giver du en sikkerhedskopi til, hvis den frygtede bus strejker.

lad os sige, at din kommunikationschef eller Kundesupportrepræsentanter bliver syge. Har du nogen, der har den nødvendige erfaring til at udfylde for dem, mens de er syg?

i øvrigt er det her mange startups har en betydelig fordel.

ligesom vores team er mange startups tvunget til at få deres medarbejdere til at bære flere hatte på samme tid på grund af begrænset holdstørrelse. Dette giver naturligvis cross-træning for dine forskellige hold; vores indholdsforfattere kan nemt håndtere supportpligt, og alle vores ledere har erfaring med at håndtere vores marketing-e-mail-kampagner.

det er ikke at sige, at dit backup valg skal være lige så godt som dit første valg. Husk, at bus factor måler, hvor mange mennesker det tager, før et projekt ikke kan fortsættes – hvis tragedien rammer, nogle gange bare at få tingene gjort er godt nok.

Sådan øges din busfaktor

de enkleste måder at øge din busfaktor og gøre dine projekter mere pålidelige i deres gennemførelse er at vende de faktorer, der bidrager til din busfaktor:

• forenkle dine projekter
• gør emnet mindre specifikt
• Forøg teamets gennemsigtighed
• Forøg medarbejderuddannelse

tre af disse løsninger er nyttige, omend ikke helt praktiske. Det er ikke altid muligt at forenkle dine projekter eller gøre fokus for dem mindre specifikke uden at besejre det oprindelige mål.

tilsvarende er øget medarbejderuddannelse mere et langsigtet mål, der kan tage måneder (især hvis du har forsømt det indtil dette tidspunkt).

det er dog let at øge gennemsigtigheden. Alt du skal gøre er at arbejde højt og dokumentere dine processer.

dokumentation af dine standardoperationsprocedurer (SOP ‘ er) giver dig mulighed for at udarbejde instruktioner for nøjagtigt, hvordan opgaver skal udføres. Hvis en opgave skal gøres mere end en gang, lønner det sig at skrive en proces til, hvordan man gennemfører den.

det behøver ikke at være en perfekt proces fra starten – det vigtige er, at din metode til at få tingene gjort registreres. Så hvis den person, der normalt udfører denne opgave, ikke er tilgængelig, kan du bare få en anden til at arbejde gennem deres proces for at opnå det samme resultat.

med andre ord, hvis din dokumentation er god nok, bør din busfaktor ikke længere være et problem for tilbagevendende opgaver!

for at hjælpe dig med at dokumentere dine processer kan du tilmelde dig Process Street gratis i dag! Vores førende arbejdsprocesprogram giver dig mulighed for nemt at registrere dine processer og spore dem i aktion som brugbare tjeklister.

Klik her for hjælp til at komme i gang med Process Street!

de andre elementer i at arbejde højt er netop det; arbejder på en måde, der lader alle vide (og om nødvendigt få adgang), hvad du arbejder på.

dette kan opnås ved at bruge en delt cloud-lagringstjeneste (som Google Drev) til at huse dine projektfiler, teamprojektstyringsprogrammer som Airtable og tjenester, der giver flere teammedlemmer mulighed for at samarbejde om det samme dokument på samme tid, f.eks.

fjernværktøjer som disse er en fantastisk måde at hurtigt opdatere din infrastruktur for at være mere gennemsigtig og tilskynde dit team til at arbejde sammen om deres projekter.

grænserne for at øge busfaktoren

for at afrunde er det værd at huske, at visse projekter i sagens natur vil have en lav busfaktor.

uanset hvor detaljeret du er i at dokumentere dine processer, kan du ikke altid erstatte den nødvendige ekspertise hos den ansvarlige. Selv hvis nogen er i stand til at udføre de samme trin som den tilsigtede arbejdstager, har de ikke den samme intuition, når det kommer til åbne beslutninger, og vil sandsynligvis kræve tilsyn eller ekstra gennemgangstrin for at sikre, at deres arbejde er korrekt.

der er også projekter, der indeholder følsomme oplysninger, som du ikke nødvendigvis ønsker at øge busfaktoren for. For eksempel, hvis en ledende figur er ude af drift i et stykke tid, er det ikke nødvendigvis hensigtsmæssigt at flytte deres opgaver til en anden (især hvis de er fra en mere junior rang).

i disse tilfælde har du to muligheder for at øge busfaktoren; træningsprogrammer for at give flere mennesker en bredere vifte af erfaring og udvide dit team til at have flere mennesker i hver anciennitetsrang i dit virksomhedshierarki.

det er ikke let, billigt eller hurtigt at øge din busfaktor under disse omstændigheder, men det er stadig bedre end at få dine operationer til at stoppe.