Vi ved alle, at patienter i Californien har ret til at gennemgå deres medicinske journal og/eller få en kopi. Det er heller ikke overraskende, at sundhedsudbydere typisk har lov til at opkræve et gebyr for denne service. Men med alle de forskellige regler og undtagelser kan kopieringsgebyrer være forvirrende.

da de fleste, hvis ikke alle, medicinske kontorer er “dækkede enheder” i henhold til de føderale privatlivslove og derfor er underlagt Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), er det vigtigt for læger og deres personale at være opmærksomme på forskellene i statslig og føderal lov og vide, hvilke de skal følge.

Kopieringsgebyrer
når patienten anmoder om sine egne medicinske journaler, giver Californisk lov (Health& Safety Code List 123110) sundhedsudbydere mulighed for at opkræve en patient eller deres juridiske repræsentant maksimalt $0,25 pr.side eller $0.50 Pr. side for optegnelser kopieret fra mikrofilm. Et rimeligt kontorgebyr er også tilladt, så længe det opkrævede beløb ikke overstiger de faktiske omkostninger ved udarbejdelse af lægejournaler.

forvirring opstår imidlertid, fordi HIPAA-Privatlivsreglen, som er føderal lov og gælder for næsten ethvert medicinsk kontor, har forskellige regler for, hvad en sundhedsudbyder kan opkræve, når en patient anmoder om deres medicinske poster. I henhold til Privatlivsreglen er nedenstående retningslinjer, som sundhedsudbydere skal følge.

rimeligt Kontorgebyr
læger kan opkræve et “rimeligt, omkostningsbaseret gebyr”, hvilket betyder, at de kun kan opkræve betaling for:

• arbejdskraft til kopiering af lægejournaler, hvad enten det er papir eller elektronisk;
• forsyninger til kopiering af lægejournalen på papir eller de bærbare elektroniske medier, hvis patienten anmoder om, at posterne leveres i elektronisk format (hvis lægekontoret opretholder patientoplysninger i en elektronisk sundhedsjournal, kræver føderal lov, at den leveres til patienten i elektronisk format, hvis patienterne fremsætter denne anmodning.);
• Porto, hvis relevant; og
• forbereder en oversigt over journalen, hvis patienten accepterede denne proces i stedet for at få deres faktiske medicinske journal).

Kontorgebyr ikke tilladt
nogle lægekontorer opkræver patienten et gebyr for personalet for at finde lægejournalerne, især hvis lægejournalerne er off-site. Selvom dette er tilladt i henhold til Californisk lov, er det ikke tilladt i henhold til føderal lov (den, du sandsynligvis skal følge). Derfor er dette ikke tilladt.

når patienten anmoder om elektroniske sundhedsjournaler eller papirkort, der vedligeholdes i elektronisk format, tillader Privatlivsreglen ikke lægen at opkræve mere end de faktiske arbejdsomkostninger. Sidegebyrer er med andre ord ikke tilladt for papir eller elektroniske kopier af medicinske journaler, der føres elektronisk. Privatlivsreglen tillader heller ikke at opkræve et hentningsgebyr for lægejournalerne, hvis de skal findes.

fast gebyr for elektroniske kopier af medicinske journaler, der føres elektronisk
et kontor kan opkræve et fast gebyr for patienter, der anmoder om en kopi af deres medicinske journaler. Dette gebyr kan dog ikke overstige $6,50, inklusive Porto, arbejdskraft og forsyninger.det er lige så vigtigt for læger og personale at vide, hvornår de ikke kan opkræve en patient for en kopi af deres lægejournaler. Patienter, tidligere patienter eller deres repræsentanter har ret til en gratis kopi af den relevante del af patientens journal, der er nødvendig for at støtte en appel om berettigelse til et offentligt ydelsesprogram, såsom Medi-Cal eller social security invaliditetsydelser. Der henvises til Health & sikkerhedskode vers 123110 for yderligere information relateret til at give lægejournaler til patienter under appellen af en offentlig fordel program benægtelse.

Husk, at for at beskytte patientens fortrolighed bør lægejournaler kun frigives med en skriftlig tilladelse fra patienten (hvis den lever) eller deres juridiske repræsentant (hvis patienten er død eller inkompetent).

at vide, hvornår man skal følge den korrekte lov, er ikke altid let. Men i det tilfælde, hvor patienten anmoder om deres lægejournaler, skal næsten enhver medicinsk praksis følge føderal lov under privatlivets regel. HIPAA-Privatlivsreglen gælder kun, når patienten anmoder om deres medicinske poster. Det gælder ikke, når anmodningen kommer fra en stævning, en sundheds-eller livsforsikringsplan, en advokatanmodning eller enhver anden situation.

Klik her for retningslinjerne fra California Medical Association for tilladte kopieringsomkostninger i forbindelse med en advokats anmodning, stævning og anmodning fra sundhedsforsikringsselskaber. Dette dokument er udgivet af California Medical Association ‘s (CMA) juridiske team i CMA’ s 2017 California Physicians ‘ Legal Handbook (CPLH) tilgængelig på www.cmanet.org.
forfatter af Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
direktør for risikostyring, CAPAssurance