af Grantham University Maj 17, 2019

en virksomhed, der ønsker at få succes i dagens økonomi, bliver nødt til at forstå de ressourcer, den bruger, hvordan de fungerer i sin forretningsmodel, og hvordan man får mest muligt ud af dem. Denne vejledning vil introducere virksomhedsledere og ejere til begrebet økonomiske ressourcer, diskutere nogle af de udfordringer, de præsenterer, og lægge strategier, som enhver virksomhedsprofessionel skal forstå for at styre og evaluere ressourcer. Ved at studere business administration kan ledere og ejere sætte deres virksomheder og sig selv op til succes.

Hvad er en ressource?

i forbindelse med forretning og økonomi er en ressource enhver faktor, der er nødvendig for at nå et mål eller udføre en aktivitet. Kort sagt, de er de komponenter, som en virksomhed har brug for for at drive forretning. Ressourcer inkluderer ofte medarbejdere, arbejdsområde, udstyr eller kapital. At forstå præcis, hvad din virksomhed bruger, er kritisk for at sikre, at du får mest muligt ud af de tilgængelige ressourcer og ikke mangler huller i din forretningsmodel.

typer af ressourcer

en virksomheds ressourcer kan opdeles i flere forskellige slags. Nogle af de mest almindeligt anvendte inkluderer:

• arbejdskraft: næsten enhver virksomhed kræver menneskelig arbejdskraft for at komme igennem en arbejdsdag. Arbejdskraft inkluderer alle de mennesker, der arbejder for dig, og de job, de udfører.
• ledelse: uden en vejledende hånd ville mange virksomheder ende med at opnå meget lidt. Derfor er ledelsesmæssige færdigheder og udførelse en vigtig ressource for mange virksomheder.
• ekspertise: for virkelig at hjælpe en virksomhed med at udmærke sig, skal arbejdskraft og ledelse udføres med ekspertise. Kendskab til dit domæne og den praksis, der hjælper dig med at lykkes, er afgørende.
• udstyr: De fleste virksomheder kræver specialiserede værktøjer til at udføre deres arbejde, uanset om det er specielt udstyr, et unikt stykke program eller en maskine designet til at udføre en bestemt opgave.
• Økonomi: en virksomheds økonomi gør det muligt at bruge mange af sine andre ressourcer. Dette kan omfatte: betaling af løn, køb af udstyr eller leje af et arbejdsområde.
• energi: i det 21.århundrede er det svært at drive en virksomhed uden at udnytte energi, uanset om det kommer i form af brændstof til at drive en flåde af lastbiler eller elektricitet til at holde et kontor fyldt med computere i gang.
• jord: jord er usædvanlig som en ressource, for så vidt det ikke behøver at blive produceret. I stedet kan det raffineres, så det passer til en bestemt virksomheds behov.
• tid: da ingen virksomhed kan nå sine mål øjeblikkeligt, skal enhver virksomhed behandle tid som en ressource. Da tidsomkostningerne måles i form af en anden ressource, skal tiden ofte overvejes sammen med ressourcer som arbejdskraft, energi og jord.

Dette er blot nogle af de ressourcer, som mange virksomheder bruger hver dag; dette er ikke en udtømmende liste over ressourcer, da hver virksomhed har sine egne unikke behov. Når du tænker på de ressourcer, som din egen virksomhed bruger, så prøv at overveje de ting, den har brug for for at fortsætte, både på en daglig skala og på lang sigt.

Hvad er ressourcestyring?

de ressourcer, som en virksomhed bruger, kan opdeles i forskellige typer. Ressourcestyring er processen med at tildele ressourcer for at en virksomhed kan fuldføre sit arbejde på den mest effektive måde. Denne proces udføres ofte af personer med uddannelse i projektledelse, der har ekspertise og baggrund til at foretage disse former for domme opkald på vegne af en virksomhed.

som virksomhedsleder eller ejer er det op til dig at beslutte, hvordan du bedst kan udnytte de ressourcer, du har til rådighed, finde ud af, hvilke ekstra ressourcer du muligvis har brug for, og bestemme, hvor ressourcer spildes i din forretningsmodel. Ressourcestyring er en nødvendighed for enhver virksomhed, der ønsker at forblive konkurrencedygtig med sine rivaler.

ressourcestyring nøgleudtryk

nogle nøgleudtryk, der ofte bruges i diskussioner om ressourcestyring, inkluderer:

• tværfunktionel ressourceallokering: processen med at allokere ressourcer på tværs af forskellige funktionelle teams i en organisation, hvor hvert team er fokuseret på det samme ultimative mål.
• funktionel ressourceallokering: processen med tildeling af ressourcer inden for et enkelt funktionelt team.
• funktionelt Team: et team, der sigter mod at tilfredsstille en enkelt projektfunktion. Nogle eksempler på forskellige funktionelle teams inden for den samme organisation kan omfatte skriveteamet, redigeringsteamet og forlagsteamet.
• organisatorisk ledelse: processen med at styre og allokere ressourcerne med i organisationen.
• ressourceallokering: processen med at tildele ressourcer til opgaver og projekter med det formål at distribuere dem effektivt.
• Ressourcetildelingsmatrice: et udtryk, der er forbundet med forvaltningen af menneskelige ressourcer. Personer i en ressourcetildelingsmatrice er fast besluttet på at have et bestemt forhold til en given opgave, uanset om det er at være ansvarlig, være ansvarlig, blive hørt eller blive informeret.
• Resource Plan: en omfattende plan over alle de ressourcer, der er nødvendige for at udføre en bestemt opgave.
• Ressourceopdelingsstruktur: i en ressourceplan bestemmer ressourceopdelingsstrukturen hierarkiet mellem ressourcer, især menneskelige ressourcer.
• Ressourceafhængighed: Fænomenet, hvor en organisation bygger for meget på en enkelt ressource, hvilket skaber en flaskehals for alle sine projekter. Hvis du f.eks. har fire programlicenser, men otte afdelinger, der har brug for deres egen licens, har du et problem med ressourceafhængighed.
• Ressourcehistogram: en visuel repræsentation af alle de ressourcer, der er involveret i et projekt, og deres forhold til hinanden.
• ressourceoverallokering: en ressource, der er knyttet til for mange opgaver. For eksempel en overarbejde medarbejder.
• strategisk planlægning: En organisatorisk ledelsesaktivitet, der involverer prioritering, tildeling af ressourcer og etablering af fælles mål.
• udnyttelsesgrad: den hastighed, hvormed en ressource udnyttes. Ofte brugt i forhold til en medarbejders tid og hvor meget af det de bruger på en given opgave i forhold til det samlede tildelte beløb.

fordele ved ressourcestyring

god ressourcestyring kan gøre det muligt for en virksomhed at udmærke sig i sit domæne. Nogle af fordelene ved at styre ressourcer effektivt omfatter:

• færre konflikter på arbejdspladsen. Når virksomhedens ressourcer styres godt, kan teams og enkeltpersoner føle, at de har det, de har brug for oftere. Når de har det, de har brug for, kan der være færre konflikter på arbejdspladsen over begrænsede ressourcer. En solid ressourcefordelingsstruktur skaber også mekanismen til konfliktløsning i virksomheden ved at identificere, hvor ressourcer og behov står i forhold til hinanden i hele organisationen.
• lavere omkostninger. God ressourceforvaltning indebærer tildeling af ressourcer effektivt. Når dette er gjort rigtigt, er der mindre behov for projektmikromanagement. Hvis du allokerer ressourcer godt inden for din virksomhed, kan du spare penge på dine administrative omkostninger i det lange løb.
• større produktivitet. Stor effektivitet i din ressourcestyring strækker sig til alle områder af din virksomhed. Hvis du er mere effektiv i, hvordan du distribuerer din virksomheds ressourcer, vil hele din virksomhed kunne fungere mere effektivt. Det betyder, at få projekter gjort hurtigt og med færre ressourcer samlet.
• bedre overskud. Når du kan gøre dit arbejde med lavere omkostninger, og dine teams er mere produktive inden for en given tidsramme, har du potentialet til at forbedre din virksomheds overskud.
• forbedre kvaliteten i projekter og produkter. Husk, at ekspertise også er en ressource. Ved at sikre, at din virksomhed har masser af ekspertise, kan du også sikre, at du er i stand til at levere den slags produkter af høj kvalitet, der fanger kundernes øjne.
• reducerede udbrændingshastigheder. Smart ressourcestyring kan hjælpe dig med at få masser af arbejde af høj kvalitet fra dine medarbejdere uden at skubbe dem for langt. Når medarbejderne ikke lider af udbrændthed, er det lettere at holde dem rundt og udvikle ekspertise gennem erfaring.

i sidste ende er virksomheder, der praktiserer god ressourcestyring, i stand til at producere arbejde af højere kvalitet hurtigere og med mindre omkostninger. Det er klart, at enhver virksomhed bør tage et seriøst kig på sin egen praksis for at finde de mest effektive systemer til ressourceallokering.

udfordringer ved ressourcestyring

ressourcestyring kan være en velsignelse for din virksomhed, men det betyder ikke, at det kommer let. Effektiv ressourcestyring kan være vanskelig af nogle få grunde:

• overraskelser i arbejdsgangen. Ikke to projekter er ens, så ikke to projekter kan arbejde med nøjagtig den samme plan. God ressourcestyring vanskeliggøres undertiden af uventede udviklinger i et projekt, som ledere bliver nødt til at tilpasse sig for at sikre, at funktionelle teams fortsætter med at fungere effektivt.
• forvaltning af menneskelige ressourcer. Folk udgør et stort antal af en given virksomheds ressourcer, herunder arbejdskraft, ekspertise og ledelse. Men folk er komplicerede og arbejder ikke alle på samme måde. Derudover kan folk lide af udbrændthed, hvis de bliver ofre for overallokering af ressourcer. Gode ressourceforvaltere skal forstå deres medarbejders styrker og svagheder for at kunne allokere dem effektivt og uden at overarbejde dem.
• ikke nok ressourcer. I sidste ende er ressourcerne begrænsede. En af de største udfordringer ved ressourcestyring er at finde ud af, hvor du skal lægge begrænsede ressourcer, når du ikke har nok til at gøre alt på en gang.

god ressourcestyring kan have en enorm udbetaling for din virksomhed, men det kan også være meget vanskeligt at gøre pålideligt. Mennesker, der er uddannet i præstationsforbedring, er bedre placeret til at identificere og tackle ineffektivitet inden for en virksomheds ressourcestyringsplan.

Resource Management strategier og teknikker

Resource management kommer med nogle udfordringer, men der er også teknikker og strategier, der kan hjælpe dig med at overvinde disse vanskeligheder og føre dig mod effektiv ressourceallokering. For virksomhedsejere og ledere, der føler sig usikre på, hvordan man bruger ressourcestyringsstrategier, kan en MBA hjælpe dig med at lære, hvordan du effektivt udnytter disse strategier og ved, hvilken teknik der passer bedst til din situation.

ressourceplanlægning

ressourcestyring henviser som et udtryk til den overordnede ide om at træffe informerede beslutninger om, hvor ressourcerne skal placeres, så din forretningsmodel kan køre effektivt. Ressourceplanlægning henviser imidlertid til en bestemt strategi, der kan gøre din ressourcestyring mere effektiv.

ressourceplanlægning indebærer at identificere hver ressource, der skal bruges for at gennemføre et projekt. Som en strategi udføres ressourceplanlægning ofte bedst, når du lytter til medarbejdernes input. Tal med de mennesker, der skal gøre arbejdet med dit projekt, og find ud af, hvad de har brug for for at få succes. Ved at gøre dette, før du begynder på et projekt, kan du sikre dig, at dine teams har alt, hvad de har brug for, før arbejdet begynder. Dette kan reducere hikke i projektudførelse og hjælpe dine teams med at blive mere effektive.

risikostyring

uventede begivenheder, der dukker op under et projekts udførelse, er nogle af de mest alvorlige udfordringer forbundet med ressourcestyring. Men ved at tælle mulige risici, før et projekt begynder, i betragtning af sandsynligheden for hver enkelt risiko og udvikle en risikostyringsplan, er det muligt at udjævne nogle af de bump, som overraskelser kan forårsage.

overvej nogle af de risici, som virksomheder ofte står over for i deres daglige drift. Disse kan omfatte ting som:

• en strømafbrydelse på kontoret;
• medarbejdere, der kalder syge;
• mistede projektfrister;
• tilknyttede virksomheder, der går ud af drift;
• menneskelig fejl.

risikostyring indebærer at identificere de slags risici, som et projekt kan stå over for, og muliggøre fleksibel ressourceallokering efter behov for at forhindre disse risici i at spore et projekt helt.

estimering og prognoser

effektiv ressourceallokering kræver ofte, at ledere og ejere forstår nøjagtigt, hvor meget af en given ressource et projekt har brug for. Denne form for viden er dog kun tilgængelig, når projektet er afsluttet.

det er her estimering og prognoser kommer ind. Nøjagtige skøn over ressourcekravene i et bestemt projekt eller en opgave kan hjælpe en virksomhed med at informere sin ressourcestyringsstrategi. Estimater vil sjældent være 100% nøjagtige. Men ved at evaluere tidligere estimater i forhold til faktiske ressourcebehov og bede medarbejderne om at dokumentere deres ressourceforbrug grundigt, er det muligt at finpudse din prognoseproces og forstå dine ressourcebehov mere tydeligt.

Ressourceudjævning

Ressourceudjævning, også kendt som ressourceudjævning, er processen med at omfordele ressourcer for at undgå underudnyttelse og forhindre udbrændthed. For eksempel, hvis et hold afslutter sit projekt forud for tidsplanen, mens et andet hænger bagud og bliver stresset, ville ressourceudjævning indebære at flytte noget af det underarbejdede holds arbejde over til det forsinkede projekt. Ved at gøre dette kan du sikre dig, at dit arbejde bruges effektivt, mens du undgår ressourceoverallokering.

Agile Project Management

som vi bemærkede ovenfor, er perfekte ressourcetildelingsprognoser ekstremt sjældne, hvis ikke umulige. Agile projektledelse kan dog bidrage til at afbøde virkningerne af ufuldkommenheder i prognoseprocessen. Agil projektledelse indebærer at nærme sig et projekt med en bred vision snarere end et enkelt, veldefineret mål. I stedet for at lægge en stiv projektplan, kræver agil projektledelse at lave små kursuskorrektioner undervejs. Slutresultatet er, at teams, der opererer under agil projektledelse, er i stand til at tilpasse sig skiftende forhold og håndtere overraskelser uden at være bundet til en fast ressourceallokering fra starten.

liste over Ressourcestyringsværktøjer

Hvis du er virksomhedsejer eller leder, er ressourcestyring ikke noget, du skal gøre alene. Der er en bred vifte af værktøjer, der kan hjælpe dig med at allokere ressourcer mere effektivt. Derudover, mens det er nyttigt at have værktøjer, kan en grad i business intelligence yderligere udstyre dig med den erfaring, træning og færdigheder, du har brug for for at træffe de informerede ressourceallokeringsbeslutninger. Ikke desto mindre er nedenfor et par populære ressourcestyringsværktøjer, der hjælper dig med at holde projekter kørende:

• 10.000 ft — 10.000 ft er et stykke program med ressourcestyringsfunktioner. Det er især nyttigt for at hjælpe ledere med at tildele de rigtige færdigheder til en given opgave. Det omfatter tidsregistrering og udgiftssporing for individuelle projekter, så ledere kan spore tidligere ressourcebehov og planlægge en mere effektiv ressourceallokering i fremtiden.Asana-Asana er en populær kalender app, der kan hjælpe dig med at tildele og spore opgaver for dine medarbejdere. Opgaver kan sorteres i specifikke projekter, overføres mellem medarbejdere og teams og gives brugerdefinerede tags afhængigt af deres status. Asana kan hjælpe med at gøre allokering lettere, da ledere opretter og tildeler opgaver til medarbejdere, mens fremskridt er synlige gennem hele opgavens levetid.
• Epicløb — Epicløb er beregnet til at hjælpe ledere allokere ressourcer mere effektivt. Det er mest bemærkelsesværdigt for at integrere ressourcestyring på tværs af en række forskellige projekter, alle trækker fra den samme ressourcepulje. Det kan også automatisk beregne opgaveprioritet, tildele ressourcer effektivt til de opgaver, der har størst behov.Teamdeck-Teamdeck er et nyttigt stykke program til styring af dine menneskelige ressourcer. Dens funktioner inkluderer tidsplan, tidsregistrering og forladelse, alt sammen inden for samme visning, som kan give dig mulighed for at træffe informerede beslutninger om, hvordan du tildeler dit arbejde.