Ahh … check-anmodning formularer, at allestedsnærværende værktøj bruges til at anmode om betalinger for alle mulige ting. Teoretisk set en løsning-ved at gøre det nemt at anmode om en betaling, når en faktura mangler. I virkeligheden kan det dog skabe mange hovedpine for organisationer, der bruger dem, for ikke at nævne at forårsage duplikatbetalinger fra boatload. Her er et kig på nogle af problemerne omkring check-anmodningsformularer og et par forslag til at undgå dem.
baggrund
Check-anmodningsformularer bruges i de fleste organisationer til at anmode om betaling, når en faktura ikke er tilgængelig eller aldrig blev leveret. Ideelt set bør der være backupdokumentation, der forstærker checkanmodningen og giver detaljer om betalingsbeløbet, betalingsmodtageren og årsagen til betalingen. Da de fleste betalinger, der foretages på formularer til checkanmodning, ikke gennemgår den strenge trevejskamp i kreditorer (A/P), er dokumentationen, der understøtter kontrolanmodningen, af største betydning.
den eneste undtagelse herfra er, når organisationer kræver en checkanmodning for hver enkelt betaling. Selvom dette ikke betragtes som en bedste praksis, finder nogle organisationer med unikke industri-eller lovkrav det nødvendigt at gå denne rute.
hvor Checkanmodninger forårsager problemer
Check-anmodningsformularer bruges ofte til at imødekomme rush-check-anmodninger. Dette er engangsbetalinger til leverandører uden for den normale fakturaindgivelsesproces. Typisk sker dette, når en betaling er forsinket, og en forstyrret leverandør truer med at sætte organisationen på kredit hold.
uanset om check-anmodningsformularen bruges til en hastekontrol eller simpelthen fordi fakturaen er forkert placeret — hvis den korrekte dokumentation ikke er vedhæftet — skyrocket chancerne for en duplikatbetaling.
uden fakturaen til at udføre trevejskampen forbliver indkøbsordren og modtageren (POR) ofte åbne på organisationens bøger. Dette kan blomstre i tre typer problemer:
- det mest oplagte er en duplikatbetaling, der foretages, når fakturaen endelig dukker op og betales i A / P.
- det mindre indlysende problem er, hvad der sker med de åbne modtagere og indkøbsordrer, når årsregnskabet udarbejdes. Der er en chance for, at stater kan se åbne modtagere som uopkrævet ejendom.
- det endelige problem vedrører svig. AK, et stort antal svigagtige betalinger — mere end vi gerne vil tro — udstedes på checkanmodninger. Hvordan er det muligt? Det mest oplagte svar er, at en skæv medarbejder udfylder formularen til kontrolanmodning og enten overbeviser en autoriseret underskriver om at underskrive den eller smeder signaturen selv.
svig kan også forekomme som svar på en irriteret leverandør, der hævder manglende betaling. Nogle leverandører har lært, hvis de får på telefonen og er generelt misbrug med A/P personale truende kredit besidder, kan de nogle gange få en harried controller til at logge ud på en check-anmodning formular bemyndige betalingen. I et af de mest alvorlige eksempler på denne type svindel trak en sælger et skrigende stunt hver måned for 18 måneder — at få dobbelt betaling for hver enkelt. Med skumle dokumentation knyttet til hver formular, det var svært at finde dubletter, indtil hele kreditor fil blev trukket og revideret.
bedste Kontrolanmodningsformularpraksis
kræver dokumentation for hver checkanmodningsformular. Hvis en faktura eller kopi af en faktura ikke er tilgængelig, vedhæft en kopi af kontrakten, en e-mail med detaljerede krav eller hvad der er tilgængeligt. Der skal udvises stor omhu for at undgå at sende formularen uden nogen dokumentation.
i de ekstreme tilfælde, hvor ingen dokumentation er tilgængelig, skal du kræve en ekstra underskrift af en meget højtstående direktør i organisationen, måske controlleren eller CFO. Den person, der fremsætter anmodningen, skal være klar med en rigtig god forklaring på, hvorfor checken skal udstedes uden dokumentation. Anmodninger uden dokumentation bør være få og holdes på et minimum. Hvis der er udestående indkøbsordrer (POs) og modtagere relateret til disse anmodninger, skal disse oplysninger medtages på formularen, så A/P kan slukke dem, når betalingen foretages.
Hvis der er en faktura knyttet til check-anmodningsformularen, skal du udføre den normale trevejs match, der slukker både indkøbsordren og den åbne modtager.
konklusion
kontroller anmodningsformularer er et nødvendigt onde i dagens kreditorverden. Hvis finansielle ledere arbejder hårdt for at gennemføre bedste praksis, vil de problemer, de forårsager, holdes på et minimum.
