en leder er afgørende i enhver gruppe, projekt eller organisation. Dette er for at sikre, at alle forbliver på sporet i at nå gruppens mål eller mål. Det samme er tilfældet med møder, der er også en leder, der styrer strømmen af dagsordenen. I et møde omtales denne person som” formanden “eller simpelthen”stolen”.

Her er en formands hovedansvar:

• sikrer, at mødestrømmen holder sig til dagsordenen
• medlemmer respekterer hinanden
• mødets regler overholdes
• tilskynder til beslutningstagning
• overvåge eller forberede meddelelser, dagsorden, rapporter, møder og opfølgninger

Tips

hver gruppe, team og organisation er unik. Hver kan kræve en anden tilgang med hensyn til formandsmøder. Når det er sagt, er der nogle problemer, der deles mellem alle bestyrelser.

når det kommer til almindelige problemer, er det altid almindelige løsninger. I denne artikel, vi har skitseret grundlæggende måder til, hvordan man effektivt leder møder for at sikre, at det bedste positive resultat opnås.

Sæt mål

før mødet starter, er det vigtigt at bestemme, hvad målet med mødet er. Vil du til mødet for at skitsere problemet med virksomheden? Vil du primært fokusere på en kommende begivenhed, der planlægges? Uden et mål sæt et møde kan blive en forslidt samtale om en intet vigtigt.

det er specifikt vigtigt, at du vil forstå, hvilket resultat eller beslutninger der skal aftales under mødet. Noget som dette kan derefter bruges som målinger til at måle effektiviteten og effektiviteten af mødet.

meddelelser

det er vigtigt at frigive Forhåndsmeddelelser om relevant mødeinformation til medlemmerne. Meddelelser hjælper medlemmerne med at forstå, hvad der kræves af dem før, i løbet af, og efter møder.

meddelelsen skal indeholde følgende:

• dagsorden
• projekt/Dagsordenspost head
• mødetid
• mødested
• relevante dokumenter
• Referat fra det foregående møde, hvis relevant

tidsopbevaring

under mødet er en god måde at sikre, at alle forbliver på sporet, at indstille en tidsramme pr.dagsordenspost. Stolens rolle er at sikre, at tidsrammen overholdes.

• hvis det er muligt, skal du sætte timeren på en skærm, så alle kan se
• Giv alle en tidsbegrænsning, når du taler
• har korte pauser for at opdatere medlemmerne

opmuntre og administrere deltagere

Hvis gulvet er åbent for diskussion, skal du observere, hvem der taler for meget, og dem, der ikke er. Hvis der er en konflikt mellem medlemmerne, skal du træde ind ved at minde dem om målet med mødet og forhandle blandt medlemmerne for at nå frem til en beslutning.

et andet eksempel er et medlem, der taler for meget under mødet. Ved at afbryde dem høfligt og bede dem om at forblive stille et stykke tid kan det hjælpe med at åbne gulvet. Dette tilskynder også dem, der forbliver stille, til at tilføje deres input.

Evaluer

når mødet er afsluttet, skal du bruge et evalueringsark til at samle medlemmernes meninger og forslag med hensyn til at lette det næste møde. Dette vil give medlemmerne en chance for at fremhæve både positive og negative dele af mødet.

ved hjælp af arket kan du derefter forbedre områder, der gør mødet effektivt, og undgå dem, der bremser mødets fremskridt.

flere tip?

selvfølgelig er der mange, mange flere tips omkring at lede og køre møder. Vi mener, at det at starte med disse 5 vil hjælpe dig med at få bolden til at rulle. Forhåbentlig fører dig til at køre vellykkede og tilfredsstillende møder.