har deadlines snige sig ind på dig? Aldrig tid nok? Har du lyst til at bruge mere tid på møder end ud af dem? Du prøver at få arbejdet gjort, men bliver ved med at blive afbrudt?

Jeg ved det, ikke? Det er som om jeg kender dig.

Du er ikke alene – jeg har det på samme måde. Når det kommer til at styre min tid, føles det nogle gange som om jeg taber kampen, krigen og måske endda viljen til at leve.

stadig behøver det ikke at være sådan.

Jeg deler nogle af mine foretrukne kalender management tips. Sikker på, at du stadig har dine dårlige dage, men følg endda en håndfuld af disse tip, og jeg lover, at du vil være ansvarlig for din tidsplan, styre din tid og smadre dine mål.

anmeldelse. Så gennemgå igen.

gennemgå din kalender i starten af hver uge (søndag aften er bedst). Se hvilke møder du har, og Angiv eventuelle handlingselementer og forberedelse, du har brug for at tage sig af. Hvis de er vigtige, skal du blokere Tid i din dagbog for at få dem til at ske.

gennemgå derefter igen. Daglig. Jeg gør det første om morgenen (underligt, hvordan ting kan ændre sig natten over – forretning sover aldrig mere gør det?). Jeg har også en anden scanning omkring 30 minutter før jeg er færdig med at se, hvad jeg fik gjort (og hvad jeg ikke gjorde) og kig på i morgen, så jeg kan få et forspring.

hvorfor gider?

jeg har lært, at vores mening om, hvad der var vigtigt på mandag, kan ændre sig inden onsdag. Det er også nemt at glemme et møde eller overse noget, du skal gøre. Den hurtige check – in har reddet mig mange, mange gange, og jeg er sikker på, at det også vil være for dig.

en begivenhedsfri dag om ugen

Tillad dig selv en mødefri dag om ugen, og gør dit bedste for at beskytte den tid for enhver pris. Selvom chefen siger, at hun har brug for at mødes med dig den eneste dag, har du intet at tilbyde et alternativ, hvis du overhovedet kan.

Jeg har brug for at fokusere på dybt arbejde, og det gør du også. Optaget at være optaget får dig ikke en lønforhøjelse i slutningen af året. Så din “gratis” dag er faktisk langt fra fri.

det giver dig tid til at tænke, bidrage til langsigtede projekter, tackle opgavelisten, nedbryde e-mails og strøm gennem din administrator.

Fortsæt, giv dig selv lidt kvalitetstid. Du fortjener det.

Planlæg møder ASAP

Hvis du ved, du har brug for et møde, få det på kalenderen, så snart du kan. Jo længere du udsætter det, jo mere sandsynligt vil du have planlægningsproblemer eller konflikter.

sørg for, at formålet er klart, og at alle ved, hvorfor mødet er på plads, og hvad de har brug for at forberede.

Jeg sender altid min kalender tilgængelighed op foran. det kan gå langt for at undgå de endeløse e-mails, der forsøger at finde ud af en tid, der virker.

Mødeplanlægningsværktøjer

måske er dette mere et produktivitetstip end et kalenderstyringstip, fordi brug af en mødeplanlægger sparer dig en enorm mængde tid, når du prøver at planlægge møder.

• hvis du bruger Outlook på en Udvekslingsserver, går du ikke galt med den ydmyge Planlægningsassistent. Når du tilføjer deltagere, viser ledig / optaget gitter tilgængeligheden af deltagere, så det er ligetil at finde et tidspunkt, der passer til alle.
• Outlook Mobile (Android, iOS) har indbygget planlægning. Når du vælger et tidspunkt, der fungerer for alle, begivenheden er grøn. Når der er en konflikt, bliver den rød. Du kan også sende din tilgængelighed, når du bliver bedt om et møde. Bare svar på e-mailen, klik på kalenderikonet, vælg de tidspunkter, du er fri, og Outlook Mobile gør resten. Dette er en massiv tidsbesparelse.
• Microsofts FindTime, som giver dig mulighed for at sende en ny mødeundersøgelse for at foreslå dine valgte tidspunkter til alle deltagere og give alle mulighed for at stemme. Det sender derefter mødet invitere på dine vegne.
• Google Kalender tilbyder lignende værktøjer til at finde en mødetid og invitere folk til at vælge aftalepladser.
• Kalenderstyringsværktøjer som Doodle og Calendly tilbyder fantastiske gratis versioner til planlægning af møder og integrationer med Outlook, Gmail og mere. De er en nem måde for kunder og kolleger at booke tid sammen med dig. Du skal blot indstille din tilgængelighed, Del dit link, lad dem vælge en tilgængelig tid, og begivenheden føjes til din kalender!

opfølgning

Hvis du bliver bedt om at gøre noget af en klient eller kollega, ved vi begge, at de vil jage dig for en opdatering. Indstil forventninger ved straks at planlægge et opfølgningsmøde i alles kalender. Det er et simpelt tip, men effektivt.

det er en fantastisk måde at holde styr på opgaverne og sørge for, at du leverer løfter til tiden.

Brug påmindelser

du ved, hvordan du nogle gange kommer på en rulle og pludselig mister du al følelse af tid?

en enkel og nem måde at komme tilbage til virkeligheden er at indstille en 5-minutters aftale for det tidspunkt, du vil blive mindet om noget, og forklare, hvad det er i mødefaget. Sæt kryds i påmindelsen, og indstil den til nul minutter.

for eksempel

• tid til at forlade for klient møde – få toget til King Cross derefter Victoria line til Circus.
• Udskriv uddelingskopier til denne eftermiddags præsentation

Brug dette trick sparsomt. Opgaver hører ikke hjemme i din kalender – der er meget bedre værktøjer til det. Du vil ikke have din kalender fyldt med snesevis af 5-minutters påmindelser, men den ulige her og der kan virkelig hjælpe dig.

Tilføj et andet tidsområde

Hvis du arbejder med kolleger eller klienter over hele verden, er det en god ide at tilføje et andet tidsområde til din kalender.

dette vil vise dobbelt gange på din kalender – meget nyttigt, når du planlægger møder. Plus det sparer dig besværet med Googling ” hvad er klokken i…”Du kan oprette dobbelttidsområder på Outlook og på Gmail og de fleste andre e-mail-klienter.

Importer alle dine kalendere

Hvis du har flere kalendere, skal du importere dem alle til din primære kalender. Det sparer dig masser af tid, og hvis du har overlay-tilstand, kan du se alle dine kalendere og aftaler samtidigt.

opsætningen er generelt den samme for de fleste applikationer.

Sådan gør du det i Outlook, men hvis du bruger noget andet, skal du bare Google “Importer kalender”, og du finder en vejledning.

mød kun så længe du har brug for

et andet af mine foretrukne kalenderstyringstips: hold møder korte.

jo kortere jo bedre faktisk. 30 minutter skal være nok til de fleste møder.

de fleste kalendere er standardintervaller på 30 minutter. Derfor har du en tendens til at blive inviteret til timelange møder, når der er brug for mindre tid. Du kan ændre Kalendertidsskalaen i Outlook til hvad du vil, så tænk på at ændre den til 15 minutter. Det vil gøre det nemmere at opsætte 15 eller 45 minutters møder.

der er så mange lange, kedelige møder i min kalender, så hvis jeg ikke kan afvise dem helt (se nummer 10), vil jeg forsøge at begrænse min deltagelse ved at lade arrangøren vide, at jeg kun kan deltage i en del af mødet og bede dem om at planlægge mig en slot.

du slipper ikke altid af sted med det, men det er et skud værd, især til møder med statusopdateringstype.

Sig ” NEJ ” til faktaindsamling eller opdateringsmøder

er der noget mere frustrerende end at bruge en time på et møde på at få opdateringer, du læser på 10 minutter? Overvej i stedet online samarbejde, brainstorming og projektstyringsværktøjer. Få dit team setup på disse og opfordre kolleger til at bruge dem så godt. De vil reducere e-mails og møder betydeligt, hvis de bruges effektivt og giver dig meget tid tilbage i din dagbog.

nogle af mine favoritter er Trello, MeisterTask eller senkit. Gratis og meget effektiv.

det er tid til at sige hej til det 21. århundrede!

faktisk bare sige “Nej”

Dette er en af mine all-time favorit kalender management tips. Hvis du ikke ved, hvorfor du skal være på et møde, og arrangøren heller ikke kan fortælle dig det, så sig “nej”, indtil de kan. Du skal være klar over, hvad dit bidrag er, og den værdi, du tilføjer.

Hvis det er for hårdt, så prøv at delegere – det kan være en god udviklingsmulighed for nogen i dit team.

et andet trick er at afvise, men tilbyde hjælp til arrangøren med noget mødeforberedelse, så de føler sig godt tilpas med at være vært uden dig. For eksempel, mens du muligvis ikke præsenterer diasene, kan du oprette dem.

for et ansigt til ansigt møde, nogle gange er værdien bare ikke der. Rejser 3 timer, når du kun har fået tildelt 15 minutter på dagsordenen, er ikke effektiv. Spørgsmål, hvis du virkelig har brug for personligt.

måske i stedet for “nej”, tilbyder du at deltage virtuelt.

Start til tiden, og spring opkaldet over

vent ikke på sene deltagere. Kom i gang. For store møder springe navneopråb. Alle ved, hvem der skal være der (bare tjek deltagerlisten på invitationen, hvis du ikke gør det.

de, der ankommer sent, vil indhente. Dem, der ikke dukker op, enten vil du ikke gå glip af dem, eller de skylder en undskyldning til alle.næsten hvert møde, jeg har deltaget i, bruger 15 minutter på at vente på stragglers og foretage et opkald af, hvem der er i telefonen, hvem der er i mødelokalet, hvem der sender deres undskyldninger. Overhold denne regel, og du vil ikke kun afslutte til tiden, du kan endda kræve noget tilbage!

13. Møde konflikter

Du kan ikke være to steder på en gang på trods af dine superkræfter. Det er ikke et kalenderstyringstip, det er bare fysik.

Hvis du har en planlægningskonflikt i din kalenderkonflikt, skal du straks tage dig af den. Jo længere du forlader de to møder på plads, jo mere angst vil du skabe for dig selv, når Dagen nærmer sig, og du har ikke gjort noget ved det.

det er også meget uretfærdigt for arrangøren at afvise sidste minut.

Prioriter, hvilket er det vigtigste for dig at deltage, og ikke den invitation, du accepterede først.

Annuller det

Nogle gange skal du bare annullere et møde. Administration af din kalender betyder netop det. Tryk ikke på, bare fordi det er planlagt. Hvis værdien simpelthen ikke er der, skal du annullere mødet og give tidens gave.

batchmøder i din kalender

Hvis du har en masse møder, så bid kuglen og planlæg dem alle på en dag og lav e-mails imellem. Det vil give dig en større blok af fritid for en anden dag. Sikker på, at det kan være brutalt, og jeg ville ikke gøre det til en vane, men det kan være en god strategi, hvis du har brug for at kræve noget tid i din kalender.

Hvad foretrækker du?

• 3 gange 1-timers møder på onsdag og 2 gange 1-timers møder på fredag

eller

• 5 gange 1-timers møder på onsdag og fredag gratis

Jeg tror, jeg kender svaret.

Hvis du har back to back-møder, skal du bruge nedtællingsfunktionen på telefonens ur for at sikre, at du holder fokus på at afslutte til tiden.

Google har en simpel nedtællingsur med alarm.

Indstil nedtællingen eller alarmen i 5 minutter kortere end mødets varighed, så du ved, at det er tid til at afslutte tingene (f.eks.

hvis det vil tage dig lidt tid at komme mellem møderne – bare lad begge arrangører vide på forhånd, at du har ryg mod ryg, så det kan være nødvendigt at forlade lidt tidligt eller måske ankomme lidt sent.

farvekode din kalender

kategorisering og farvekodning er fantastisk. Det er nemt at segmentere og identificere personlige møder fra erhvervslivet og arrangere din dag. På et glimt har du et godt overblik over dine forpligtelser og en nem måde at filtrere, hvad du laver over en dag, en uge, en måned.

mange mennesker (inklusive mig selv) holder en personlig dagbog og en arbejdskalender. Jeg har eksperimenteret med at bruge denne metode, og det har hjulpet med at eliminere behovet for flere kalendere.

Hvis du prøver det, så lad mig vide, hvad du synes.

Planlæg tid i din kalender til e-mail

Dette er måske det vigtigste tip til kalenderstyring.

Du kan nemt bruge hvert minut Gud sender på e-mail, hvis du tillader det. Dediker kun et par timer om dagen til e-mail. Jeg prøver typisk 60 til 90 minutter maksimalt om morgenen og det samme igen om eftermiddagen og blokerer den tid på min kalender.

tiden imellem er for faktisk arbejde.

det lyder godt i teorien, og selvfølgelig fungerer det ikke altid sådan, men jeg holder mig til den tidsplan oftere end ikke.

Jeg har slukket alle e-mail-meddelelser. Jeg har også slukket auto send-modtag og ændret intervallet til hver 3-time. Dette betyder, at hvis jeg af en eller anden grund er i min e-mail, bliver jeg ikke distraheret af noget nyt, der er ankommet. Det har også gemt min hals et par gange, fordi e – mails sidder i min indbakke i 3 timer før afsendelse-der har været mere end et par gange, jeg har opfanget en e-mail, som jeg er taknemmelig for, at jeg aldrig ankom i nogle kunders indbakker.

hvornår er din produktive top?

vi har alle et optimalt tidspunkt på dagen, hvor vi er de mest produktive. For nogle er det den første ting om morgenen. For andre får de deres glade anden vind lige efter frokost. Ved du, hvornår din er?

Vær opmærksom på dine produktivitetsspor og undgå møder i løbet af den tid. Planlæg den tid på din kalender for at udføre arbejde.

Hvis du skal acceptere et møde, gør det dem, hvor du har brug for at engagere, fokusere, træffe beslutninger og deltage – med andre ord,… tænke.

har du virkelig brug for at mødes?

kalenderstyring handler ikke kun om at planlægge møder effektivt. det handler også om at undgå at planlægge dem i første omgang. Følg dette beslutningstræ og spørg dig selv, om du overhovedet har brug for at mødes. Du vil blive overrasket over, hvor hurtigt din tidsplan frigør.

Find Tid i din tidsplan

Vi ønsker alle at kræve noget tid tilbage i vores tidsplaner, så ingen liste over kalenderstyringstips kunne være komplet uden nogle tidssporingsværktøjer. Her er mine favoritter – som alle er gratis.

RescueTime
viser dig, hvor du bruger din tid. Det fungerer stille i baggrunden overvågning, hvilke programmer du arbejder på, og hvor længe og giver dig en stor øjebliksbillede af dine aktiviteter. Se mit seneste dashboard nedenfor. Jeg har brugt 30 + timer på e-mail. Det ved jeg. Skræmmende.

når du går gennem din kalender og ser tilbage på den måned, der var, og overlejrer den med dit RescueTime-dashboard, begynder nogle mønstre at dukke op. Du kan virkelig begynde at se, hvad der distraherer dig, hvornår og hvorfor.

Toggl
Toggl tilbyder ubegrænset og gratis tidsregistrering for enkeltpersoner. Alt hvad du skal gøre er at klikke på afspilningsknappen, og appen begynder at overvåge dine medarbejders arbejdstid. Derefter kan du gennemgå de genererede ugentlige og månedlige data om de samlede arbejdstimer.

TimeCamp
dette værktøj åbner virkelig dine øjne for, hvordan din dag bruges, og fastgør nedture, hvad du rent faktisk laver, og hvor meget tid der er (eller ikke er) spildt. Det sporer din aktivitet usynligt og automatisk i baggrunden og har også et fantastisk antal integrationer, herunder ToDoist, Trello, Dropboks, Chrome, Salesforce og mere. De hævder at finde dig en ekstra 30 minutters produktiv tid i din kalender om dagen!

yderligere læsning

• har du virkelig brug for at holde det møde?
  “Lad os planlægge et møde” er blevet det universelle svar på næsten enhver situation. Men er det den rigtige?
• spørgsmål: Hvor god er din tidsstyring?
  Hvor effektiv er du? Tag denne test og find ud af, hvor god din tidsstyring virkelig er.
• 27 Tidsstyringstips til at arbejde mindre og spille mere
  Flyt ud over kalenderstyring med disse 27 tidsstyringstips

Udvalgt billede designet af Freepik