co by se stalo, kdybyste byli zasaženi autobusem při chůzi do práce?

No, jiné než morbidně zřejmé, a čas a peníze nábor a onboarding jejich nahrazení…

To je linie myšlení za neslavný „bus faktor“ – minimální počet lidí, kteří, když z akce, by způsobilo vaše operace ke kolapsu.

„46% UK firmy budou nuceny ukončit obchodní okamžitě, pokud je klíčová osoba zemřela nebo nebyl schopen pokračovat v práci v důsledku nemoci nebo zranění,“ – on-Line Peníze Poradce, Key Man Pojištění: Definitivní Průvodce na Klíčové Osoby, Pojištění.

To nemusí být ideální, ale je to tvrdá realita, že každý tým musí čelit, ať už dočasně nebo trvale, vaši kolegové nejsou vždy schopni, aby se do práce.

my, tady na Process Street, jsme měli více než náš podíl zpoždění projektu (a dokonce i selhání) kvůli nízkému faktoru sběrnice, a proto byl tento příspěvek napsán. Dnes se naučíte, jak identifikovat rizikové projekty pomocí faktoru sběrnice a jak tyto problémy co nejrychleji (a levně) zmírnit.

budeme pokrývat:

• jaký je faktor sběrnice?
• jak vypočítat faktor sběrnice
• prvky faktoru sběrnice
• jak zvýšit faktor sběrnice
• limity zvýšení faktoru sběrnice

začněme.

jaký je faktor sběrnice?

„sběrnicový faktor“ je minimální počet lidí, kteří by v případě neschopnosti způsobili kritické selhání systému. To se tradičně aplikuje na softwarové projekty,ale teorie je použitelná téměř ve všech disciplínách.

pojem „Autobusový faktor“ souvisí s pojištěním klíčové osoby. Jedná se o politiku, kterou podniky běžně uzavírají, aby pokryly potenciál klíčové osoby (např.

je to morbidní téma, ale takové, které je poněkud nezbytné pro jakýkoli druh pohotovostního (dlouhodobého budoucího) plánování.

řekněme, že pracovníci určitého týmu jsou jeden po druhém vyřazeni z činnosti (nemocí, zpožděním dopravy, autobusem, truchem nebo čímkoli).

kolik lidí, od většiny po nejméně důležité, by trvalo, než by se práce zastavila?

jinými slovy, jak flexibilní je váš projekt k lidským problémům, jako je dostupnost nebo nedostatek?

to je faktor sběrnice.

i když se to většinou používá ve vztahu k developerským projektům, je užitečné vědět, jak zranitelný je projekt zastaven. Plus, s pokračující vzestup tech průmyslu a rozšířené používání technologie obecně, zdaleka to není přehnané říci, že při pohledu na to, co dělá průmysl práce v současné době může ušetřit obrovské bolesti hlavy, když se jedná o integraci do stávající podnikání.

je také třeba poznamenat, že faktor sběrnice se nemusí vztahovat pouze na členy týmu, kteří jsou vyřazeni z činnosti.

řekněme, že jste manažer a jako takový máte velmi omezený čas na každý projekt, který váš tým provádí. Pokud víte, že projekt má faktor sběrnice 1, zatímco jiní mají vyšší faktor sběrnice, víte, že se vyplatí strávit více svého omezeného času a ujistit se, že projekt běží hladce.

Jak vypočítat bus faktor

jednoduché vysvětlení pro výpočet projektu, nebo tým je bus faktor je říct:

„Jaký je minimální počet lidí, které, když chybí, by zabránila práci pokračovat?“

Pokud projekt nemůže pokračovat, protože konkrétní osoba není k dispozici, máte faktor sběrnice 1.

jinými slovy, je lepší mít vyšší bus faktor, protože to znamená, že váš tým může pokračovat v práci bez závislosti na konkrétní lidi pro vstup.

v jádru je to otázka, jak dobře jsou informace distribuovány ve vaší organizaci. Procesní dokumentace a snížení složitosti pracovních postupů mohou pomoci zvýšit faktor sběrnice.

například, když tým zde na Process Street byl mnohem menší, záměrně jsme strukturovali práci flexibilně. Když jsme začínali, neměli jsme prostředky na to, abychom měli specializované grafické designéry, editory, spisovatele, manažery znalostní báze a tak dále.

takže naši členové týmu byli ve svém tréninku velmi různorodí. Mohl bych zvládnout zákaznickou podporu na jeden den, kdyby náš zástupce byl mimo, například. Ale také bych dělal recenze obsahu, a úpravy, vedle typických psacích povinností.

to znamenalo, že procesy by mohly pokračovat v bezproblémové práci, pokud by někdo nebyl k dispozici.

Jistě, měli jsme pevnou ‚editor‘ dohlížet a organizovat, ale na den-to-day úpravy a hodnocení práce by také mohla být provedena tím, že náš typický spisovatelů, vzhledem k podrobné procesy bychom postavena a zdokumentována.

prvky faktoru sběrnice

víte, co je faktor sběrnice a jak jej vypočítat. Skvělé!

než vám však řeknu, jak zlepšit faktor sběrnice a zvýšit úspěšnost vašich projektů, musíte vědět, jaké faktory přispívají k faktoru sběrnice.

Tyto autobus faktorem prvky jsou:

• složitost Projektu
• Téma specifika
• Tým transparentnost
• zkušenosti Zaměstnanců

Bus faktor prvků: složitost Projektu

řekněme, že máte dva projekty dokončit. Jedním z nich je propagovat nový článek do 30 zpravodajů ve vašem výklenku. Druhým je vytvoření 5 nových videí, která vysvětlí různé funkce vašeho produktu.

což by podle vás bylo znehybněno tím, že by jeden klíčový člen týmu byl mimo činnost?

takto hraje složitost projektu roli při určování faktoru sběrnice. Čím složitější je váš projekt, tím nižší bude váš Autobusový faktor.

V návaznosti na náš příklad není zasílání 30 zpravodajů příliš složitým úkolem (zejména ve srovnání s jinými potenciálními propagačními projekty). Ve skutečnosti, celý úkol by mohl být proveden jedinou osobou s malým nebo žádným tréninkem-vše, co musí udělat, je posílat e-maily příslušným zpravodajům a sledovat, kdy a kdy.

5 nových videí je však jiná konvice ryb.

nejprve musíte vytvořit skript, který bude vyžadovat více iterací a případnou kontrolu a schválení manažerem, aby se ujistil, že všechny informace jsou správné. Nechcete publikovat vysvětlující video, které nakonec dostane fakta o vašem produktu špatně.

Dále budete potřebovat někoho s dobrým nastavením zvuku pro záznam VO. To přidává další požadavky lidí k dispozici k provedení tohoto úkolu – li pouze jeden člověk v týmu má mikrofon dost dobré pro záznam čistého zvuku, váš autobus faktorem je již na 1.

to ani nezmiňuje potenciální nahrávky obrazovky (které vyžadují vhodný software), Vlastní animace, úpravy videa, hudbu a tak dále.

v podstatě čím více bodů v procesu dokončení projektu, tím horší bude váš faktor sběrnice. Více částí znamená, že existuje více příležitostí, jak se věci pokazit.

Bus faktor prvky: Předmět specifičnost

složitost projektu není nutně největší problém přispívající k autobusu faktor; pochybnou čest, že jde na předmět specifičnost.

čím konkrétnější je vaše téma, tím horší bude váš faktor sběrnice.

konkrétněji, pokud všechny ostatní faktory zůstanou konstantní, váš faktor sběrnice se úměrně sníží k tomu, kolik konkrétních odborných znalostí je zapotřebí k provedení vaší práce.

Vrátíme – li se k našemu příkladu informační kampaně proti vytváření videí, kampaň nevyžaduje téměř žádné zkušenosti. To znamená, že v případě neschopnosti může být osoba odpovědná za odesílání a získávání odpovědí na e-maily změněna s relativně malým problémem.

totéž nelze říci o vytváření videí. I když je pravda, že někdo může naučit základy vytváření videa a produkovat drsné video včas, je to mnohem těžší najít rychlou náhradu za animátor, dabér, scénárista, nebo video editor.

prvky faktoru sběrnice: Týmová transparentnost

pro mě je to velká. Tolik problémů a náhlých absencí v našem týmu tady na Process Street bylo vyřešeno, protože pracujeme nahlas.

čím transparentnější ve své práci je váš tým a čím více komunikuje, tím lepší bude váš faktor sběrnice.

Zpět v roce 2019 jedním z našich hlavních marketing členy týmu odešel, ale když jsme byli smutné vidět ho jít, byli jsme schopni vyzvednout slack zanechal vydělením jeho povinností mezi stávající členy týmu.

jediný důvod, proč jsme tak byli schopni učinit, bylo proto, že jsme, že všechny zdokumentované naše procesy a setkal dvakrát týdně pro let za in-hloubkové setkání diskutovat o všechny povinnosti. Měli jsme naše řízení procesů dolů pat.

každý ví, na čem všichni ostatní pracují, má přístup ke svým souborům prostřednictvím sdílených jednotek a může přesně vidět, jak se práce provádí prostřednictvím našich zdokumentovaných šablon procesů.

Bus factor elements: Employee experience

Business process management (BPM) není všechno.

i když se trochu překrývá specifičnost předmětu, je také důležité si uvědomit individuální úroveň zkušeností vašeho týmu, když přemýšlíte o faktoru sběrnice.

Work rockstars jsou všichni dobře a dobře, ale váš tým by neměl spoléhat na jediného člověka, aby vytáhl své výsledky a dokončil projekty. Každý musí mít odpovídající školení a zkušenosti, aby zvládl vše, co na ně hodíte.

Pokud tuto zkušenost ještě nemají, udělejte si čas, abyste jim ji dali. Je pravděpodobné, že ocení změnu tempa, a přinejmenším poskytujete zálohu, pokud zasáhne obávaný autobus.

řekněme, že váš komunikační manažer nebo zástupci zákaznické podpory onemocní. Máte někoho, kdo má potřebné zkušenosti, aby za ně zaskočil, když jsou nemocní?

mimochodem, zde má mnoho startupů významnou výhodu.

stejně jako náš tým je mnoho startupů nuceno nechat své zaměstnance nosit několik klobouků současně kvůli omezené velikosti týmu. To přirozeně poskytuje cross-školení pro vaše různé týmy; naše obsah autoři mohou snadno zvládnout podpora povinností, a všichni naši manažeři mají zkušenosti s manipulací našich marketingových e-mailových kampaní.

to neznamená, že vaše volba zálohování musí být stejně dobrá jako vaše první volba. Nezapomeňte, že faktor autobusu měří, kolik lidí trvá, než projekt nemůže pokračovat-pokud dojde k tragédii, někdy stačí udělat věci.

Jak zvýšit váš autobus faktor

nejjednodušší způsoby, jak zvýšit váš autobus faktor a dělal své projekty více spolehlivé v jejich dokončení jsou k obrácení faktory, které přispívají, aby váš autobus faktor:

• Zjednodušení vašich projektů
• Učinit předmětem méně specifické
• Nárůst tým transparentnost
• Zvýšení školení zaměstnanců

Tři z těchto řešení jsou užitečné, i když ne zcela praktické. Není vždy možné zjednodušit vaše projekty nebo jejich zaměření méně konkrétní, aniž by došlo k porážce původního cíle.

stejně tak je zvyšování školení zaměstnanců spíše dlouhodobým cílem ,který může trvat měsíce (zejména pokud jste to až do tohoto bodu zanedbali).

zvýšení průhlednosti je však snadné. Vše, co musíte udělat, je pracovat nahlas a dokumentovat vaše procesy.

zdokumentování vašich standardních provozních postupů (Sop) vám umožní přesně stanovit pokyny, jak by měly být úkoly prováděny. Pokud úkol potřebuje udělat více než jednou, vyplatí se napsat proces, jak jej dokončit.

nemusí to být dokonalý proces od začátku-důležité je, že je zaznamenána vaše metoda pro provádění věcí. Pak, pokud osoba, která obvykle provádí tento úkol, není k dispozici, můžete nechat někoho jiného pracovat v jejich procesu, abyste dosáhli stejného výsledku.

jinými slovy, pokud je vaše dokumentace dostatečně dobrá, váš faktor sběrnice by již neměl být problémem pro opakující se úkoly!

abychom vám pomohli zdokumentovat vaše procesy, můžete se zaregistrovat na Process Street zdarma ještě dnes! Náš přední workflow software vám umožní snadno zaznamenávat vaše procesy a sledovat je v akci jako žalovatelné kontrolní seznamy.

Klikněte zde pro pomoc Začínáme s Process Street!

ostatní prvky práce nahlas jsou přesně to; pracovat způsobem, který umožňuje každému vědět (a, pokud je to nutné, přístup), na čem pracujete.

To může být dosaženo prostřednictvím použití sdíleného úložiště cloud služby (jako je Google Drive) k domu své soubory projektu, tým řízení projektu software, jako je Airtable, a služby, které umožňují více členů týmu spolupracovat na stejném dokumentu ve stejnou dobu, jako je například Google Docs.

vzdálené nástroje, jako jsou tyto, jsou skvělým způsobem, jak rychle aktualizovat infrastrukturu tak, aby byla transparentnější, a povzbudit váš tým, aby spolupracoval na svých projektech.

limity posílení sběrnice faktor

Chcete-li zaokrouhlit ven, je třeba připomenout, že některé projekty budou mít ze své podstaty nízký faktor sběrnice.

bez ohledu na to, jak podrobně dokumentujete své procesy, nemůžete vždy nahradit požadované odborné znalosti odpovědné osoby. I když někdo je schopen provádět stejné kroky jako určený pracovník, nebudou mít stejnou intuici, když jde o open-ended rozhodnutí, a bude pravděpodobně vyžadovat dohled nebo další recenzi kroky k zajištění jejich práce je správné.

existují také projekty, které obsahují citlivé informace, pro které nemusíte nutně zvyšovat faktor sběrnice. Například, pokud je vyšší manažerská postava na chvíli vyřazena z činnosti, není nutně vhodné přesunout své povinnosti na někoho jiného (zejména pokud jsou z mladší pozice).

V těchto případech máte dvě možnosti pro posílení autobusové faktor; vzdělávací programy a poskytovat tak více lidem širší spektrum zkušeností a rozšiřuje svůj tým, aby více lidí v každé seniority pozice vaší společnosti hierarchie.

za těchto okolností není snadné, levné nebo rychlé zvýšit faktor autobusu, ale je to stále lepší,než nechat své operace zastavit.