Ahh … check-request forms, že všudypřítomný nástroj používaný k žádosti o platby za všechny druhy věcí. Teoreticky řešení – tím, že usnadňuje požádat o platbu, když chybí faktura. Ve skutečnosti však může vytvářet četné bolesti hlavy pro organizace, které je používají, nemluvě o způsobení duplicitních plateb nákladem lodi. Zde je pohled na některé problémy spojené s formuláři žádosti o kontrolu a několik návrhů, jak se jim vyhnout.

pozadí

formuláře žádosti o kontrolu se ve většině organizací používají k vyžádání platby, pokud faktura není k dispozici nebo nebyla nikdy poskytnuta. V ideálním případě by měla existovat záložní dokumentace rozšiřující žádost o kontrolu a poskytující podrobnosti týkající se částky platby, příjemce a důvodu platby. Protože většina platby na check-formuláře žádosti, nebude projít přísnou tři-way zápas v účtech splatné (A/P), dokumentace podporující kontrolu žádosti je nanejvýš důležité.

jedinou výjimkou je situace, kdy organizace vyžadují žádost o kontrolu pro každou jednotlivou platbu. I když se to nepovažuje za osvědčené postupy, některé organizace s jedinečnými průmyslovými nebo regulačními požadavky považují za nezbytné jít touto cestou.

kde požadavky na kontrolu způsobují problémy

formuláře požadavků na kontrolu se často používají k vyhovění požadavkům na kontrolu spěchu. Jedná se o jednorázové platby provedené prodejcům mimo běžný proces předkládání faktur. Obvykle se to stane, když je platba pozdě a rozrušený prodejce hrozí, že organizaci pozastaví.

zkontrolujte, Zda-formulář žádosti se používá pro rush nebo prostě proto, že faktura byla ztracená — li řádné dokumentace není připojen — šance pro duplicitní platby raketově stoupat.

bez faktury k provedení trojcestné shody zůstává objednávka a přijímač (POR) často otevřené v knihách organizace. To může kvést na tři typy problémů:

1. nejviditelnější je duplicitní platby, kdy je faktura konečně ukáže a je vyplácena v/P.
2. méně zřejmá otázka je, co se stane s open přijímače a objednávek, kdy finanční výkazy jsou připraveny. Existuje šance, že státy mohou zobrazit otevřené přijímače jako nevyžádaný majetek.
3. konečný problém se týká podvodu. Bohužel, velké množství podvodných plateb-více, než bychom si mysleli — se vydává na žádosti o kontrolu. Jak je to možné? Nejviditelnější odpovědí je, že křivý zaměstnanec vyplní formulář žádosti o kontrolu a buď přesvědčí autorizovaného podepisujícího, aby jej podepsal, nebo sám podepíše podpis.

k podvodům může dojít také v reakci na rozzlobeného dodavatele, který požaduje neplacení. Někteří prodejci se naučili, pokud se dostanou na telefonu a jsou obecně urážlivé s/P zaměstnanců ohrožující kreditní drží, občas jsou sužované regulátor přihlásit na check-žádost formulář autorizace platby. V jednom z nejzávažnějších příkladů tohoto typu podvodu, prodejce vytáhl křičící kousek každý měsíc 18 měsíce — získání dvojité platby za každý z nich. S temnou dokumentací připojenou ke každému formuláři bylo obtížné najít duplikáty, dokud nebyl stažen a zkontrolován celý soubor dodavatele.

postupy Best Check Request Form

vyžadují dokumentaci pro každý formulář check-request. Pokud faktura nebo kopie faktury není k dispozici, přiložte kopii smlouvy, e-mail s podrobnými požadavky nebo cokoli, co je k dispozici. Je třeba věnovat velkou pozornost tomu, aby nedošlo k odeslání formuláře bez jakýchkoli podpůrných dokumentů.

v extrémních případech, kdy není k dispozici žádná dokumentace, byste měli vyžadovat zvláštní podpis výkonného ředitele na velmi vysoké úrovni v organizaci, možná správce nebo finanční ředitel. Osoba podávající žádost by měla být připravena s opravdu dobrým vysvětlením, proč by kontrola měla být vydána bez dokumentace. Žádosti bez dokumentace by měly být málo a měly by být omezeny na minimum. Pokud existují nevyřízené objednávky (POs) a přijímače související s těmito požadavky, měly by být tyto informace uvedeny ve formuláři, aby je A / P mohla uhasit při provedení platby.

Pokud je k formuláři žádosti o kontrolu připojena faktura, proveďte normální třícestný zápas, který zhasne jak objednávku, tak otevřený přijímač.

závěr

formuláře žádostí o kontrolu jsou v dnešním světě splatných účtů nezbytným zlem. Pokud finanční manažeři tvrdě pracují na implementaci osvědčených postupů, problémy, které způsobují, budou omezeny na minimum.