do termíny plížit se na vás? Nikdy dost času? Máte pocit, že trávíte více času na schůzkách než mimo ně? Snažíte se pracovat, ale stále vás ruší?

já vím, že? Jako bych tě znal.

nejste sami – cítím se úplně stejně. Pokud jde o řízení mého času, někdy mám pocit, že prohrávám bitvu, válku a možná i vůli žít.

přesto to nemusí být takhle.

sdílím některé z mých oblíbených tipů pro správu kalendáře. Jistě budete mít stále své špatné dny, ale postupujte i několik z těchto tipů a slibuji, že budete mít na starosti svůj plán, spravovat svůj čas a rozbít své cíle.

recenze. Pak znovu zkontrolujte.

zkontrolujte svůj kalendář na začátku každého týdne (nejlepší je neděle večer). Podívejte se, jaké schůzky máte, a uveďte všechny akční položky a přípravu, o kterou se musíte postarat. Pokud jsou důležité, pak blokovat čas ve svém deníku, aby se jim stalo.

pak znovu zkontrolujte. Dno. Dělám to první věc ráno (divné, jak se věci mohou změnit přes noc-podnikání už nikdy nespí, že?). Mám také další skenování asi 30 minut před tím, než skončím, abych viděl, co jsem udělal (a co jsem neudělal) a zítra se podívám, abych mohl získat náskok.

proč se obtěžovat?

dozvěděl jsem se, že náš názor na to, co bylo v pondělí důležité, se může do středy změnit. Je také snadné zapomenout na schůzku nebo přehlédnout něco, co musíte udělat. Tento rychlý check-in mě zachránil mnoho, mnohokrát a jsem si jistý, že to bude i pro vás.

jedna událost zdarma den v týdnu

dopřejte si jednu schůzku zdarma den v týdnu a snažte se chránit tento čas za každou cenu. I když šéf říká, že se s vámi musí setkat v jediný den, kdy nemáte nic-nabídněte alternativu, pokud je to možné.

musím se soustředit na hlubokou práci a vy také. Busy být zaneprázdněn vám nedostane zvýšení platu na konci roku. Takže váš „volný“ den není ve skutečnosti zdaleka Volný.

poskytne Vám čas na přemýšlení, přispívání k dlouhodobým projektům, řešení seznamu úkolů, demolici e-mailů a napájení prostřednictvím vašeho administrátora.

pokračujte, dejte si nějaký kvalitní čas. Zasloužíš si to.

naplánujte schůzky ASAP

Pokud víte, že potřebujete schůzku, získejte ji do kalendáře co nejdříve. Čím déle to odložíte, tím je pravděpodobnější, že budete mít problémy s plánováním nebo konflikty.

ujistěte se, že účel je jasný a každý ví, proč je schůzka na místě a co je třeba připravit.

vždy posílám dostupnost kalendáře předem. to může jít dlouhou cestu, aby se zabránilo ty nekonečné e-maily se snaží přijít na čas, který funguje.

Nástrojů pro Plánování schůzek

Možná je to více produktivity tip, než kalendář řízení tip, protože pomocí setkání plánovač vám ušetří obrovské množství času, když se snaží plánovat schůzky.

• Pokud používáte aplikaci Outlook na serveru Exchange, nebudete pokazit s pokorným asistentem plánování. Při přidávání účastníků volná / zaneprázdněná mřížka ukazuje dostupnost účastníků, takže nalezení času, který vyhovuje všem, je jednoduché.
• Outlook Mobile (Android, iOS) má vestavěné plánování. Když si vyberete čas, který funguje pro každého, událost je zelená. Když dojde ke konfliktu, zčervená. Na požádání o schůzku můžete také odeslat svou dostupnost. Stačí odpovědět na e-mail, kliknout na ikonu kalendáře, vybrat časy, kdy jste zdarma, a Outlook Mobile se postará o zbytek. Jedná se o masivní spořič času.
• Microsoft FindTime, který vám umožní poslat novou anketu o schůzce, která navrhne vybrané časy všem účastníkům a umožní všem hlasovat. Poté zašle pozvánku na schůzku vaším jménem.
• Kalendář Google nabízí podobné nástroje k nalezení času schůzky a vyzve lidi k výběru slotů pro schůzky.
• Kalendář, nástroje pro správu, jako Doodle a Calendly nabízejí skvělé zdarma verze pro plánování schůzek a integrace s aplikací Outlook, Gmail a další. Jsou to snadný způsob, jak pro klienty a kolegy, aby si čas s vámi. Jednoduše nastavte dostupnost, sdílejte svůj odkaz, nechte je vybrat dostupný čas a událost se přidá do vašeho kalendáře!

Follow up

Pokud vás o něco požádá klient nebo kolega, oba víme, že vás budou pronásledovat pro aktualizaci. Stanovte očekávání okamžitým naplánováním následné schůzky v kalendáři každého. Je to jednoduchý tip, ale účinný.

je to skvělý způsob, jak zůstat na vrcholu úkolů a ujistěte se, že splníte sliby včas.

použijte připomenutí

víte, jak se někdy dostanete na roli a najednou ztratíte veškerý smysl pro čas?

jednoduchý a snadný způsob, jak se vrátit do reality, je nastavit 5minutovou schůzku na dobu, kterou chcete něco připomenout, a vysvětlit, co je v předmětu schůzky. Zaškrtněte připomenutí a nastavte jej na nulové minuty.

například

• čas odejít na schůzku s klientem-dostat vlak do King Cross a pak Victoria line do Oxford Circus.
• tisk podkladů pro dnešní odpolední prezentaci

použijte tento trik střídmě. Úkoly nepatří do kalendáře – na to jsou mnohem lepší nástroje. Nechcete, aby byl váš kalendář naplněn desítkami 5minutových připomenutí, ale ten zvláštní sem a tam vám může opravdu pomoci.

přidat další Časové pásmo

Pokud pracujete s kolegy nebo klienty po celém světě, je přidání druhého časového pásma do kalendáře skvělý nápad.

zobrazí se ve vašem kalendáři dvojí časy-velmi užitečné při plánování schůzek. Navíc vám ušetří potíže s Googlingem “ kolik je hodin…“Můžete nastavit duální časová pásma v aplikaci Outlook a v Gmailu a většině ostatních e-mailových klientů.

importujte všechny kalendáře

Pokud máte více kalendářů, importujte je všechny do primárního kalendáře. Ušetří vám spoustu času a pokud máte režim překrytí, budete moci vidět všechny své kalendáře a schůzky současně.

nastavení je obecně stejné pro většinu aplikací.

zde je návod, jak to udělat v aplikaci Outlook, ale pokud používáte něco jiného, stačí Google „importovat kalendář“ a najdete návod.

seznamte se pouze tak dlouho, jak potřebujete

Další z mých oblíbených tipů pro správu kalendáře: udržujte schůzky stručné.

čím kratší, tím lepší ve skutečnosti. Na většinu schůzek by mělo stačit 30 minut.

většina kalendářů má výchozí 30minutové intervaly. To je důvod, proč máte tendenci být pozváni na hodinové schůzky, když je potřeba méně času. Měřítko kalendářního času v aplikaci Outlook můžete změnit na cokoli chcete, takže přemýšlejte o jeho úpravě na 15 minut. Usnadní to Nastavení 15 nebo 45minutových schůzek.

Existuje mnoho dlouhé, nudné setkání v mém kalendáři, takže když nemůžu odmítnout je úplně (viz číslo 10), budu se snažit omezit svou účast tím, že pořadatel vím, že se mohou připojit pouze části zasedání a požádat je, aby plán mi slotu.

nebudete vždy dostat pryč s ním, ale stojí za to výstřel, zejména pro schůzky typu aktualizace stavu.

řekněte “ ne “ shromažďování nebo aktualizaci schůzek

je něco frustrujícího, než strávit hodinu na schůzce získáváním aktualizací, které si přečtete za 10 minut? Místo toho zvažte nástroje pro online spolupráci, brainstorming a řízení projektů. Získejte na nich nastavení týmu a povzbuzujte kolegy, aby je také používali. Budou výrazně snížit e-maily a schůzky, pokud jsou používány efektivně a dá vám spoustu času zpět do svého deníku.

některé z mých oblíbených jsou Trello, MeisterTask nebo Zenkit. Zdarma a velmi efektivní.

je čas pozdravit 21. století!

ve skutečnosti stačí říct“ne“

Toto je jeden z mých nejoblíbenějších tipů pro správu kalendáře. Pokud nevíte, proč byste měli být na schůzce, a organizátor vám to také nemůže říct, pak řekněte „Ne“, dokud nebudou moci. Musíte mít jasno v tom, jaký je váš příspěvek a jakou hodnotu přidáváte.

Pokud je to příliš drsné, zkuste delegovat-může to být dobrá příležitost k rozvoji pro někoho ve vašem týmu.

dalším trikem je odmítnout, ale nabídnout pomoc organizátorovi s nějakou přípravou setkání, aby se cítili pohodlně hostovat bez vás. Například, i když nemusí být prezentaci snímků, můžete je vytvořit.

pro osobní setkání někdy hodnota prostě není. Cestování 3 hodiny, když vám bylo přiděleno pouze 15 minut na pořadu jednání, není efektivní. Otázka, jestli jste opravdu potřeba osobně.

možná místo „ne“ nabízíte účast virtuálně.

začněte včas a přeskočte volání

nečekejte na pozdní příchozí. Začněte. U velkých schůzek přeskočte volání. Každý ví, kdo by tam měl být (stačí zkontrolovat seznam účastníků na pozvánce, pokud tak neučiníte.

ti, kteří dorazí pozdě, dohoní. Ti, kteří se neobjeví, buď vám nebudou chybět, nebo dluží omluvu všem.

téměř každé setkání, kterého jsem se zúčastnil, stráví 15 minut čekáním na opozdilce a voláním toho, kdo telefonuje, kdo je v zasedací místnosti, kdo posílá své omluvy. Dodržujte toto pravidlo, a budete nejen dokončit včas, můžete dokonce nárokovat některé zpět!

13. Setkání konfliktů

nemůžete být na dvou místech najednou, navzdory svým supervelmocím. To není tip na správu kalendáře, to je jen fyzika.

Pokud máte konflikt v kalendáři, okamžitě se o něj postarejte. Čím déle necháte dvě schůzky na místě, tím více úzkosti si vytvoříte pro sebe, jak se blíží den a vy jste s tím nic neudělali.

je také velmi nespravedlivé vůči organizátorovi odmítnout na poslední chvíli.

upřednostněte to, co je pro vás nejdůležitější, a ne pozvání, které jste přijali jako první.

zrušit

někdy stačí zrušit schůzku. Správa kalendáře znamená právě to. Netlačte na to jen proto, že to bylo naplánováno. Pokud hodnota prostě neexistuje, zrušte schůzku a dejte dar času.

Batch schůzky v kalendáři

Pokud máte spoustu schůzek, pak zatnout zuby a plán je všechny v jeden den, a dělat, e-maily mezi. To vám dá větší blok volného času na další den. Určitě to může být brutální, a já bych z toho udělat zvyk, ale to může být dobrá strategie, pokud potřebujete tvrzení nějaký čas v kalendáři.

Co byste raději?

• 3 x 1 hodinu zasedání na středu a 2 x 1-hodinové setkání v pátek

NEBO

• 5 x 1-hodinu zasedání na středu a pátek ZDARMA

myslím, že znám odpověď.

Pokud máte schůzky zády k sobě, použijte funkci odpočítávání na hodinách telefonu, abyste se soustředili na dokončení včas.

Google má jednoduchý odpočítávací časovač s alarmem.

Nastavit odpočítávání nebo budík na 5 minut kratší, než je trvání schůzky, takže víte, že je čas zabalit věci (např. pokud je jeden-hodinovou schůzku, nastavte odpočítávání na 55 minut).

Pokud vám to bude trvat nějaký čas, než se dostanete mezi schůzkami-dejte oběma organizátorům předem vědět, že se máte zády k sobě, takže možná budete muset odejít trochu brzy nebo přijet trochu pozdě.

barevný kód váš kalendář

Kategorizace a barevné kódování je úžasné. Je snadné segmentovat a identifikovat osobní schůzky od obchodních a uspořádat si den. Na letmý pohled, máte skvělý přehled o svých závazcích a snadný způsob, jak filtrovat to, co děláte za den, týden, měsíc.

mnoho lidí (včetně mě) vede osobní deník a pracovní kalendář. Experimentoval jsem s použitím této metody a pomohlo to eliminovat potřebu více kalendářů.

pokud to zkusíte, dejte mi vědět, co si myslíte.

Naplánovat čas v kalendáři pro e-mail

Toto je možná nejdůležitější kalendář řízení tip.

můžete snadno strávit každou minutu Bůh pošle na e-mail, pokud to dovolíte. Věnujte e-mailu pouze několik hodin denně. Obvykle se snažím 60 na 90 minut maximálně ráno a totéž znovu odpoledne a zablokuji ten čas v kalendáři.

čas mezi nimi je pro skutečnou práci.

teoreticky to zní skvěle a samozřejmě to tak vždy nefunguje, ale držím se tohoto plánu častěji než ne.

vypnul jsem všechna e-mailová oznámení. Také jsem vypnul automatické odesílání a přijímání a změnil interval na každé 3 hodiny. To znamená, že pokud jsem z nějakého důvodu ve svém e-mailu, nerozptyluji se něčím novým, co přišlo. Několikrát mi to také zachránilo krk, protože e-maily sedí v mé doručené poště 3 hodiny před odesláním – bylo to více než několikrát, kdy jsem zachytil e-mail, který jsem vděčný, že nikdy nedorazil do schránek některých klientů.

kdy je váš produktivní vrchol?

všichni máme optimální denní dobu, kdy jsme nejproduktivnější. Pro některé je to první věc ráno. Pro ostatní dostanou svůj radostný druhý vítr hned po obědě. Víte, kdy je vaše?

věnujte pozornost vaší produktivitě a vyhněte se schůzkám během této doby. Naplánujte si čas v kalendáři pro práci.

Pokud musíte přijmout schůzku, udělejte z ní ty, kde se musíte zapojit, soustředit, rozhodovat a účastnit se-jinými slovy, … myslit.

opravdu se potřebujete setkat?

Správa kalendáře není jen o efektivním plánování schůzek. je to také o tom vyhnout se jejich plánování na prvním místě. Postupujte podle tohoto rozhodovacího stromu a zeptejte se sami sebe, zda se vůbec potřebujete setkat. Budete překvapeni, jak rychle se váš plán uvolní.

Najít čas ve svém rozvrhu

My všichni chceme tvrdit, nějaký čas zpátky v naše plány, takže žádný kalendář tipy řízení seznam by mohl být kompletní bez sledování času nástrojů. Zde jsou mé oblíbené-všechny jsou zdarma.

RescueTime
vám ukáže, kde trávíte čas. Tiše pracuje na pozadí a sleduje, na jakých aplikacích pracujete a jak dlouho, a poskytuje vám skvělý snímek vašich aktivit. Podívejte se na můj nedávný řídicí panel níže. Strávil jsem 30 + hodiny na e-mailu. Já vím. Děsivý.

Když procházíte kalendářem a ohlédnete se za měsícem, který byl, a překryjete jej pomocí řídicího panelu RescueTime, začnou se objevovat některé vzory. Můžete opravdu začít vidět, co vás rozptyluje, kdy a proč.

Toggl
Toggl nabízí neomezené a volný čas sledování pro jednotlivce. Jediné, co musíte udělat, je kliknout na tlačítko play a aplikace začne sledovat pracovní dobu vašich zaměstnanců. Poté můžete projít generovanými týdenními a měsíčními údaji o celkových hodinách strávených prací.

TimeCamp
tento nástroj opravdu otevře oči, jak je váš den strávený a pin downs, co vlastně děláte a kolik času je (nebo není) zbytečné. Sleduje vaši aktivitu neviditelně a automaticky na pozadí a má také úžasný počet integrací včetně ToDoist, Trello, DropBox, Chrome, Salesforce a dalších. Tvrdí, že vám v kalendáři denně najdou dalších 30 minut produktivního času!

Další čtení

• Opravdu musíš Držet, Že Setkání?
  „pojďme naplánovat schůzku“ se stala univerzální odpovědí na téměř každou situaci. Ale je to ten správný?
• kvíz: jak dobrý Je váš Time Management?
  Jak efektivní jste? Vezměte si tento kvíz a zjistěte, jak dobrý je váš časový management.
• 27 Tipy Řízení Času, Aby Méně Pracovat a Hrát Více
  Krok za správu kalendáře s těmito 27 tipy řízení času

Nejlepší obrázek designed by Freepik